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Termine generieren

Nachdem in der Terminserie über die Angaben der Terminserie (der Termin- und Belegungsvorlage(n) in der rechten Spalte) alle Vorgabewerte für die echten Termine angelegt sind, können die echten Termine generiert werden. Diese Termine werden zunächst als Entwürfe erstellt und können nach der Prüfung als Termine festgesetzt werden.

Termine automatisch erstellen
In der Detailansicht der Terminserie liegt die Applikation „Termine“ in der linken Spalte. Öffnen Sie diese Applikation, um die Terminentwürfe zu erstellen oder zu überarbeiten.

Über den Link „Termine generieren“ in der Applikation „Termine“ können Sie Terminentwürfe erstellen lassen. Die Terminentwürfe werden Ihnen dann in der Applikation „Termine“ aufgelistet. Oben in der Applikation wird Ihnen nach dem Generieren der Terminentwürfe evtl. auch eine Liste eingeblendet mit Informationen zu übersprungenen Terminen wegen z.B. Ferien oder Feiertagen.

Bei der Erstellung der Terminentwürfe mit den zugehörigen Belegungsentwürfen kann es zu Belegungsüberschneidungen beim betroffenen Ort (Raum) kommen. Diese Überschneidungen werden bei den Belegungen optisch durch eine rote Markierung gekennzeichnet.

Details zu einem speziellen Termin können Sie durch anklicken des Termins aufrufen. Sobald Sie z.B. in den blauen Bereich bei der Terminüberschneidung mit dem Mauszeiger fahren, wird Ihnen die sich überschneidende Veranstaltung angezeigt. Termine der aktuellen Terminserie werden im Terminbalken blau dargestellt. Fremdtermine werden grau dargestellt.

Belegungsüberschneidungen korrigieren
Bei der Erstellung von Terminentwürfen kann es zu Belegungsüberschneidungen kommen. Ein Ort wird also zur gleichen Zeit durch zwei unterschiedliche Veranstaltungen belegt.

Belegungsüberschneidung für mehrere Termine korrigieren
Entstehen durch die Terminentwürfe mehrere Belegungsüberschneidungen, ist es evtl. sinnvoll, für die gesamte Veranstaltung einen alternativen Raum zu wählen.

Dazu ändert man in der rechten Spalte der Terminserie in der Applikation „Termin- und Belegungsvorlagen“ in der Terminvorlage den Ort. Anschließend klickt man in der linken Spalte in der Applikation „Termine“ auf den Link „Alle Termine neu generieren“. Dadurch werden alle Termine mit den geänderten Belegungen neu generiert.

Belegungsüberschneidung für einzelne Termine korrigieren
Gibt es nur für wenige Termine Belegungsüberschneidungen, kann man die Belegungen der betroffenen Termine abändern. Dazu klickt man in der Applikation „Termine“ auf den betroffenen Termin um diesen in der Detailansicht anzuzeigen. In der Detailansicht kann man dann beim Termin den Ort wechseln. Dies wirkt sich automatisch auf die Belegung aus, sofern bei dieser die Eigenschaft „an Termin gekoppelt“ auf „ja“ steht.

Wenn die Terminentwürfe geprüft sind, können die Termine festgesetzt werden. Dies geschieht über den Link „Termine festsetzen“ in der Applikation „Termine“.

Hinweis

Bei Veranstaltungen werden nur festgesetzte Termine berücksichtigt. Dies wirkt sich beispielweise auf die Publikation der Termine oder auch die Berechnung von zeitbezogenen Gebühren, Honoraren oder Aufwendungen aus.