Funktionsumfang von cmxOrganize

Hier finden Sie einen Überblick über den Funktionsumfang von cmxOrganize

Der komplette aktuelle und zukünftige Funktionsumfang ist zusammen mit Hosting und Wartung in der monatlichen Pauschale enthalten.

Internetauftritt (CMS)

vollintegriert und schnittstellenfrei
barrierefrei nach WCAG 2.1
DSGVO-konform
responsive Design
hohe Peformance
(multilingual) Inhaltspflege im systemeigenen Editor
individuelle Farb- und Templategestaltung
einfache Einbindung multimedialer Inhalte
zeitgesteuerte Publikation von Inhalten
Volltextsuche
dynamische Gliederung der Suchergebnisse
Auswertung erfolgloser Suchen
Volldigitalisierung von Geschäftsprozessen
Applikationen für spezielle Geschäftsprozesse
Formulare für spezielle Geschäftsprozesse
Benachrichtigungsfunktion
Extranet (passwortgeschützer Bereich)

Barrierefreiheit

In erster Linie muss Software frei von Barrieren sein. Bei weitem nicht nur Menschen mit Behinderungen sind hier die Zielgruppe. Technik darf im Allgemeinen keine Barrieren erzeugen.

cmxOrganize ist auf WCAG AAA - Niveau. Ein Maximum an Barrierefreiheit.

Die Barrierefreiheit befindet sich auf der höchsten Stufe des WCAG 2.1 (Triple A).
Die klare Struktur und standardkonforme Benennung aller HTML-Tags ermöglicht einfache Navigation durch Screenreader und andere Hilfsmittel.
Der Besucher des Internetauftritts kann sich per Tastatur oder anderen Eingabegeräten schnell und einfach durch den Internetauftritt bewegen.
Die Seite kann vollständig ohne Maus bedient werden. Besucher navigieren schnell und einfach mit der Tastatur oder anderen Eingabegeräten.
Der hohe Kontrast aller grafischen Elemente sorgt dafür, dass auch Menschen mit eingeschränkter Sehkraft alle Inhalte erleben können.
Die Schriftart „Arial“ ist auf Lesbarkeit optimiert. Die Textgrößen, -abständen, Laufweiten und die linksbündige Ausrichtung sorgen für sehr gute Lesbarkeit.
Die Breite der Textzeilen ist gemäß der Vorgaben auf 80 Zeichen beschränkt. So können Texte einfacher gelesen und schneller erfasst werden.
Das aktive Bildschirmelement wird mit einer roten Umrandung markiert.
Bei Links besitzen einen sog. "Title".
Formulare sind barierefrei gestaltet.
Hintergrundanimationen und -videos können pausiert werden.
Eine optionale Menüleiste zur Barrierefreiheit bietet folgende Möglichkeiten:

Direkter Sprung zum ersten Seiteninhalt (Menü wird übersprungen)
Erklärung zur Barrierefreiheit
Erklärung zur Leichten Sprache
Gebärdensprache: Videos in Gebärdensprache*
Einstellung für den Nachtmodus (automatisch / hell / dunkel)

Einfache Abläufe
Der Belegungsstand bei Veranstaltungen wird über den Fortschrittsbalken dargestellt.

* Nicht im Lieferumfang enthalten. Können über unseren Kooperationspartner bezogen werden.

Design und Aufbau

Der Internetauftritt ist das Gesicht des Unternehmens. Das Image wird heute darüber transportiert. Das richtige Werkzeug zur Gestaltung des Internetauftritts und zur Integration der Daten ist daher wichtig.

Alle publizierbaren Objekte sind standardisiert. Es werden keine Inhalte mit "Templates" oder ähnlichem Eingefügt. Jedes Objekt im System verfügt über ein standardisiertes und hochdynamisches Frontend.

Der Internetauftritt verfügt über eine moderne grafische Gestaltung

Die Seite arbeitet mit einem dynamischen 12-spaltigen Gestaltungsraster (Grid). Diese übersichtliche, strukturierte Anordnung aller Inhalte entspricht dem höchsten, aktuellen Stand der Technik.
Die Inhalte z.B. der TagCloud werden in einem ansprechenden Applikationsstyle dargestellt.
Mit „Arial“ setzt der Internetauftritt auf eine der weltweit am meisten verbreiteten Standardschriftarten. Damit wird der Punkt "Robust" im WCAG-Standard gewürdigt.
Die Programmbereiche können auf drei unterschiedliche Arten dargestellt werden. Die Darstellung der Programmbereiche hat eine edle Kacheloptik. Die einzelnen Kacheln reagieren auf den Mauszeiger und heben die ausgewählte Kachel hervor.
Die Abstände zwischen den einzelnen Seitenelementen sind optimal aufeinander abgestimmt, wodurch die Seite übersichtlich und ruhig wirkt.
Darstellungsattribute (Hintergrund, Minimale Höhe, Darstellungsart usw.) stehen für alle Inhalte zur Verfügung.
Das moderne, cinematische Layout des Fußbereichs ist vom Abspann in Filmen inspiriert. Im Fußbereich können individuelle Inhalte hinterlegt werden, die dann auf jeder Seite erscheinen.

Multimediale Gestaltung

Inhalte und Teaser sind mit Micro-Animations lebendig gestaltet.
Alle Bilder werden automatisch skaliert und in der optimalen Größe dargestellt. So werden auch große Fotos immer vollständig im sichtbaren Bildschirmbereich angezeigt. Wird ein Bild in voller Größe dargestellt, skaliert das System dieses Bild automatisch auf 80% der sichtbaren Fläche (Viewport).
Die Darstellung der Bilder wird automatisch auf das Umfeld angepasst. Damit die Bilder sich klar vom Hintergrund abheben, werden sie automatisch mit einem sehr dezenten Schatten versehen. Als Effekt erlangt man aber automatisch eine deutlich verbesserte Tiefenwirkung
Logos, Icons und Grafiken werden immer vollständig dargestellt und nicht automatisch zugeschnitten.
Alle Elemente des Internetauftritts können durch Hintergrundbilder und -videos optisch aufgewertet werden.
Hintergrundbilder werden nach dem Laden animiert (Cinematic-Effekt, langsames Hereinzoomen). Damit wird jedes Bild zu einem kleinen Video.
Hintergrundbilder oder -videos wechseln mit einer Animation / Überblendung.
Das „Album“ zeigt alle enthaltenen Fotos in einer Miniaturvorschau an. Das Vorschaubilder ist "strahlen" hervorgehoben. Mit diesen Mikroeffekten erreichen wir eine sehr hohe Qualitätsanmutung. Im Bildbetrachtungsmodus (Vollansicht) können alle Bilder im Album per Klick, Pfeiltasten oder per Scrollbewegung betrachtet werden.

Teaser

Teaser enthalten keine funktionale Elemente wie z.B. Links oder Formulare. Damit ist das Design robuster und der Benutzungsprozess besser gewürdigt.
Die Veranstaltungs-Teaser enthalten die wesentlichen Informationen inkl. Belegungsanzeige. Der Teaser enthält automatisch das Bild der Veranstaltung oder eine Platzhaltergrafik. darüber hinaus können Hintergrundbilder eingebunden und so die Darstellung deutlich hervorgehoben werden.
Für den Kontakt-Teaser gibt es zwei unterschiedliche Darstellungen.
Die Darstellungsart „Zusammenfassung“ ermöglicht aufklappbare Artikel (z. B. für FAQs).

Detailseiten

Die Detailseite der Veranstaltung ist optisch ansprechend, übersichtlich (Textdarstellungen, Bilder, Anmeldebereich, etc.) und auf den Buchungsprozess optimiert.

Kopfleiste, Navigation und Suche

Die Kopfleiste wird beim Scrollen nach unten ausgeblendet und beim Scrollen nach oben in kompakter Form eingeblendet. Sie kann alternativ am oberen Bildschirmrand fest „angeheftet“ werden (sticky header).
Die Hauptnavigation ist mit ansprechenden und leicht verständlichen Icons bestückt.
Die Suche ist in der Hauptnavigation immer sichtbar und somit immer direkt erreichbar.
Im Kopfbereich wird der Warenkorb dargestellt und ist auf allen Seiten verfügbar (WCAG Robustheit).

Der Internetauftritt verfügt über eine schnelle und effektive Suche über alle Inhalte der Seite. dabei reagiert die Suche auch auf hinterlegte Schlagworte.
Der Navigationspunkt "Suche" dient der Anzeige des Suchfeldes und der Darstellung des Programms. Ist die Suche auf der Startseite eingebunden, wird sie offen dargestellt.
Die Suchfilter sind grafisch als übersichtliche Leiste dargestellt. Die Filter nach Tagen, Tageszeiten und Orten sind direkt verfügbar. Komplexe Filter sind in der Suche nicht erforderlich, da durch eine intelligente Darstellung der Suchergebnisse und einfache Filter bereits beste Suchergebnisse erreicht werden.
Die Suche reagiert semantisch und „weiß“ in vielen Situation wonach der Benutzer sucht. Wird z. B. nach "Yoga" gesucht und existiert ein Programmbereich mit diesem Namen, wird dieser direkt offen dargestellt. Die Suche listet neben Veranstaltungen und Programmbereichen auch Kontakte (Honorarkräfte, Mitarbeiter) und redaktionelle Inhalte.

Dynamik mobiler Darstellung

Auf Unterseiten wird die Suche bei der Darstellung auf mobilen Geräten automatisch auf einen Navigationspunkt "Menü" verkleinert. Diese kleine, platzsparende Navigation wird prominent dargestellt und ist einfach zu klicken.
Die Applikation „Karte“ passt Positionen von Kartenpunkten dynamisch an die Darstellungsgröße des Kartenbildes an.

Medien

Bilder werden in cmxOrganize voll automatisch auf Effizient optimiert. Dabei werden sie in moderne Bildformate überführt und automatisch auf die jeweilige Darstellungsgröße zugeschnitten.

Als Ergebnis reduzieren sich die Ladezeiten um ein vielfaches und der Besucher des Internetauftritts hat ein besseres Benutzererlebnis.

Nicht zuletzt ist eine schnelle Seite essenziell für eine gute Bewertung durch Suchmaschinen.

Automatische Bildskalierung
Automatische Konvertierung in moderne Bildformate
Automatisches Kompatibilitäts-Management für Browser
Bildverwaltung
Videoverwaltung
Audioverwaltung

Bilder können des weiteren noch bezüglich Ihrer Art konfiguriert werden. So kann zum Beispiel eingestellt werden ob ein Bild ein Logo ist. Wenn das beim Bild eingestellt ist, wird das Bild nicht mehr zugeschnitten und angepasst formatiert.

Suchmaschinenoptimierung (SEO)

Die Optimierung für Suchmaschinen ist eine der wichtigsten Funktionen eines Internetauftritts. Dabei ist die Einhaltung von Standards, der Kern einer guten Vorgehensweise. Automatische Mechanismen, gut gemachte Zusatzfunktionen und ein vollständiges Set an Bearbeitungsmöglichkeiten für den Benutzer bauen darauf auf.

Automatische Anpassung von Überschriften (eine H1-Überschrift pro Seite)
fehlerfreier Code
schnelle Ladezeit
automatisierte Seitentitel
Möglichkeit zum Pflegen der Seitentitel
Möglichkeit zum Pflegen der Schlagwörter
Möglichkeit zum Pflegen der Beschreibung
standardisierter Aufbau
hohe Anpassbarkeit im Inhaltsbereich
Rich-Content
saubere Strukturen
Barrierefreiheit
Anpassungen an Mobile Endgeräte

Technik und Datenschutz

Technisch auf höchstem Niveau wurde der Internetauftritt 2023 auf Basis der modernsten Technologien realisiert. Heute ist keine neuer Technik verfügbar.

Durch optimierten Code werden beim Aufrufen des Internetauftritts nur kleinste Datenmengen übertragen. Dadurch werden auf dem Internetauftritt geringste Ladezeiten erzielt.
Die Inhalte des Internetauftritts können (komplett oder in Teilen) in mehreren Sprachen angelegt werden.
Alle Applikationen sind auf dem aktuellen Stand der Technik.
Im Kopfbereich kann als Ergänzung zur Standard-Navigation eine zusätzliche Navigation angelegt werden. Somit ist der funktionale Teil der Navigation (Kopfleiste) von der inhaltlichen Navigation getrennt.
Jeder Inhalt des Internetauftritts kann in beliebige andere Inhalte gelegt werden. Die Seite verfügt daher über eine Bereichsnavigation. Diese stellt die Weiterentwicklung der Brotkrumen-Navigation dar. Die Bereichsnavigation zeigt alle Bereiche an, in denen z.B. ein Text, ein Artikel oder eine Veranstaltungen eingebunden sind.
Die Suche reagiert semantisch und „weiß“ in vielen Situation wonach der Benutzer sucht. Wird z. B. nach "Yoga" gesucht und existiert ein Programmbereich mit diesem Namen, wird dieser direkt offen dargestellt. Die Suche listet neben Veranstaltungen und Programmbereichen auch Kontakte (Honorarkräfte, Mitarbeiter) und redaktionelle Inhalte.
Angebote und Verträge können über den Internetauftritt volldigitalisiert verarbeitet werden.
Telefonnummern sind klickbar und können direkt angewählt werden.
E-Mailadressen können von Crawlern, Bots und Scripten nicht mehr automatisch ausgelesen werden (Spam-Schutz).
Die Einbindung von youtube-Videos erfolgt DSGVO-konform.
Vor der Weiterleitung zu google-maps und openstreetmap muss DSGVO-konform zugestimmt werden.
Besucherdaten können mittels "matomo" DSGVO-konform erfasst und ausgewertet werden.
Pro Formular kann die Einwilligung zur Verarbeitung der Daten eingeholt werden.
Individuelle Formulare ermöglichen es, nur die Daten abzufragen, die wirklich erforderlich sind.
Google Fonts finden keine Verwendung.
Standardmäßig werden nur technisch erforderliche Cookies verwendet.
Ein Standard-Widerrufsformular ist über einen Link im Text der Widerrufsbelehrung erreichbar.

Administration und Datenpflege

cmxOrganize nutzt keine Fremdsysteme. Selbst das gesamte ContentManagement ist voll integrierter objektorientierter Bestandteil.

Alle Inhalte des Internetauftritts können selbst gepflegt werden.

Social-Media-Accounts können ohne technische Unterstützung eingebunden werden.
Individuelle Navigationspunkte können direkt über die Nutzeroberfläche erstellt und eingebunden werden.
Listen mit Bedingungen können selbst erstellt und eingebunden werden.
Der Navigationspunkt „Kontakt“ kann mit einem beliebigen Link verknüpft werden.
Die Inhalte des Fußbereichs sind selbst individuell gestaltbar.

Die Inhaltspflege erfolgt über übersichtliche Eingabeseiten mit systeminternen Werkzeugen.

Gestaltungsmöglichkeiten wie "fensterbreit", "Position", "minimale Höhe", "Hintergrund" usw. lassen sich durchgängig auf alle Inhalte anwenden.
Das Attribut "Animation" ermöglicht es dem Anwender, den Internetauftritt mit sogenannten Micro-Animations "zum Leben zu erwecken".

Alle Änderungen sind live

Benutzerführung

Eine klare, einfache und saubere Benutzerführung sorgt für ein positives Nutzererlebnis. Wir erfüllen dabei die WCAG-Prinzipien "Wahrnehmbar, Bedienbar, Verständlich und Robust" vollumfänglich.

Die Login-Seite zum Extranet hat eine festgelegte URL (/anmeldung) die als Lesezeichen gespeichert und veröffentlicht werden kann.
Registrierung und Login sind einfach zu handhaben.
Angemeldete Besucher erreichen die Seite „Mein Profil“ mit einem Klick.
Im eigenen Profil ist es möglich, die Bankverbindung zu aktualisieren. Es erfolgt eine Information an die Hauptgeschäftsstelle in Form eines Vorgangs.
In der Veranstaltung bietet das Formular „Kontaktaufnahme“ für Anfragen bei ausgefallen Veranstaltungen, vollen Kursen mit Warteliste oder bereits begonnene Fortbildungen (Späteinstieg) die Möglichkeit der leichten Kontaktaufnahme. Die Anfrage wird als Vorgang an die Hauptgeschäftsstelle übermittelt.
Die Detailseite einer Veranstaltung ist auf die Anmeldung optimiert. Der Buchungsbereich ist deutlich hervorgehoben und bleibt auch beim scrollen sichtbar.
Fehlende, unvollständige und falsche Eingaben im Anmeldeformular sind hervorgehoben und zeigen eine erklärende Fehlermeldung.
Während des Anmeldevorgangs wird die (sanitarisierte) Bankverbindung zur Prüfung angezeigt.
Ein Standard-Widerrufsformular ist direkt im Internetauftritt eingebunden und über einen Link im Text der Widerrufsbelehrung erreichbar.
Die Suche reagiert semantisch und „weiß“ in vielen Situation wonach der Benutzer sucht. Wird z. B. nach "Yoga" gesucht und existiert ein Programmbereich mit diesem Namen, wird dieser direkt offen dargestellt. Die Suche listet neben Veranstaltungen und Programmbereichen auch Kontakte (Honorarkräfte, Mitarbeiter) und redaktionelle Inhalte.

Buchungs- und Anmeldeformulare

Paar-Anmeldung
Anmeldung zu Hybridveranstaltungen
Anmeldung zu Konferenzen / Tagungen mit parallelen Veranstaltungen
Anmeldung zu Kursreihen / Veranstaltungspaketen
Anmeldung zu Betreuungsangeboten
Anmeldung zu einem Beratungstermin
Anmeldung zu Ferienfreizeiten
Anmeldung zur Schülerförderung
Leihe eines Tabletts
Buchung von Reisen mit Auswahl der einzelnen Programmpunkte
Vergünstigte Anmeldung unter Angabe eines Rabattcodes / einer Zielgruppenzugehörigkeit
Kontaktformular bei abgesagten, ausgebuchten und bereits begonnenen Veranstaltungen

Onlinebezahlmöglichkeiten

Einlösung von Rabatt- / Aktions-Codes (z.B. Black Friday)
Angabe der Rechnungsanschrift für Überweisung
Angabe der Bankverbindung für SEPA-Lastschrift
Paypal-Sofortzahlung bei on-demand-Angeboten

Abbildung spezieller Geschäftsprozesse

Gutscheinkauf
Kauf von Fan-/Club-/Themen-Karten zur reduzierten Teilnahme an bestimmten Angeboten
Beantragung einer Mitgliedschaft
abonnieren des Newsletters
Teilnahme an einer Befragung
Anforderung des Programmhefts (postalischen Versand)
Infrage Inhouse-/Individual-Schulungen
Erstattungsformular zur verschlüsselte Übersendung der Bankverbindung
Widerruf einer gebuchten Leistung
Abfrage von Kurswünschen (Wunschzettel)
Interessensabfrage im Rahmen der Produktentwicklung
Abfrage von Veranstaltungsvorschlägen
Einbeziehung der Honorarkräfte per Onlineplanung
Abfrage der Verfügbarkeiten von Honorarkräften
Ausschreibung von Honorarverträgen
Abfrage von Änderungswünschen
Abfrage der Honorarkraftprofile
Bewerbung von Kursen

Empfehlungsmanagement (Cross-Selling)
Last-Minute-Veranstaltungen
frei definierbare Listen für z.B. "Restplatzbörse"
weitere Veranstaltungen der Honorarkraft

Funktionalität für Honorarkräfte

Zugang zum eigenen Honorarkraftbereich

Liste der eigenen Veranstaltungen
Zugriff auf die Verträge
Finanzübersicht
Formular zur Übermittlung der Daten für das eigene Profil

Zugriff auf einen geschützten Bereiche (Channel)

Abruf von Downloads für Honorarkräfte
Buchung exklusiver Veranstaltungen nur für Honorarkräfte
datenschutzkonformer Upload von Unterlagen / Nachweisen

Generierung von Dokumenten

Finanzamtsbestätigung (Vorjahr) für Honorarkräfte
Finanzamtsbestätigung (aktuelles Jahr) für Honorarkräfte
Qualifikationsübersicht
aktuelle Einsatzliste
weitere Dokumente auf Anfrage

In der Planungsphase

Formular zur Übermittlung von Verfügbarkeiten
Formular zur Bestätigung oder Absage einer Anfrage (Ausschreibung)
Interessensbekundung an einer noch in der Entwicklung befindlichen Veranstaltung
Einreichen eigener Veranstaltungsvorschläge
Veranstaltungsplanung (Onlineplanung)
Einsicht in "fertig geplante" Veranstaltungen
Formular zur Übermittlung von Änderungswünschen
Formular zur Bestätigung des Honorarvertrags mit Unterschrift

Für die Vorbereitung - Durchführung - Nachbereitung

Herunterladen der Termine im ICS-Format
Einsicht in relevante Informationen zur Veranstaltungen, den Ort, die Teilnehmenden
Einsicht in die Lerninhalte
Abruf der Zugangsinformationen zum Raum (Code, Link, ...)
Upload von Unterlagen für Teilnehmende zur Vor-/Nachbereitung pro Termin
Eingabe von Texten (z.B. Hinweise zur Vor-/Nachbereitung) pro Termin
Dokumentation der Inhalte / Arbeitsaufträge einer Veranstaltung (Klassenbucheintrag)
Erstellung von TN-Listen (pdf)
Nachmeldung unangemeldet erschienener Teilnehmender
Pflege der Anwesenheiten
Dokumentation von Prüfungsergebnissen

Für die Abrechnung

Formular zur Bestätigung der Leistungserbringung
Formular zur Bestätigung der Honorarabrechnung mit Unterschrift

Funktionalität für Teilnehmende

Zugang zum eigenen Teilnahmebereich

Liste der eigenen Veranstaltungen
Finanzübersicht

Zugriff auf einen geschützten Bereiche (Channel)

Abruf geschützter Downloads
Buchung exklusiver Veranstaltungen
datenschutzkonformer Upload von Unterlagen / Nachweisen

Generierung von Dokumenten

Qualifikationsübersicht
Anmeldeliste
weitere Dokumente auf Anfrage

Einreichen von Veranstaltungswünschen
Für die Vorbereitung - Durchführung - Nachbereitung

Herunterladen der Termine im ICS-Format
Abruf einer (anonymisierten) Liste zur Bildung von Fahrgemeinschaften
Einsicht in relevante Informationen zur Veranstaltungen oder den Ort
Abruf der Zugangsinformationen zum Raum (Code, Link, ...)
Download von Unterlagen
Einsicht in Texten (z.B. Hinweise zur Vor-/Nachbereitung)
Einsicht in Inhalte / Arbeitsaufträge einer Veranstaltung (Klassenbucheintrag)

Funktionalitäten für Außenstellenleitungen

Einsicht in relevante Informationen zur Veranstaltungen und die Teilnehmenden
Generierung von Dokumenten (pdf)

Erstellung von TN-Listen
Weitermeldelisten

Automatische System-Benachrichtigung

Information über Änderung der Bankverbindung
beim Einreichen eines neuen Veranstaltungswunsches
beim Einreichen eines neuen Veranstaltungsvorschlags
beim Übermitteln der Verfügbarkeiten
beim Absenden der Veranstaltungsplanung (Onlineplanung)
nach der Rückmeldung zur Veranstaltung
beim Bestätigen oder Ablehnen einer Anfrage (Ausschreibung)
beim Bestätigen der Leistung
beim Unterschrift setzen in Honorarabrechnung
beim Einreichen eines Profils
beim Absenden des Widerrufformulars
beim Absenden des Erstattungsformular
beim Absenden des Formulars zur einfachen Kontaktaufnahme
beim Bestellen eines Tablets
beim Kauf eines Gutscheins
beim Buchen einer Reise

Programme

Das aktuelle Programm kann jetzt auch direkt, ohne eine Applikation dargestellt werden. Dazu wird das Programm einfach auf die Startseite gelegt. Die Darstellung entspricht der Applikation "Programmübersicht"

Infoscreens (Display)

per URL aufrufbar
zeitgesteuerte Anzeige
Anzeige von Veranstaltungen, Texten und Bildern
Timetable mit Scrollfunktion
Template und Farbschema anpassbar

Kontaktverwaltung

zentrale Suche nach Kontakten
Dublettensystem
Verwaltung von

Teilnehmenden
Honorarkräften / Lehrkräften
Organisationen / Firmen
Mitarbeitenden
Abteilungen
Arbeitsgruppen

Stammdaten

Telefonnummern
Adresse
Rechnungsadressen
E-Mail-Adressen
E-Mail-Adresse für Rechnungsversand
Bankverbindung
Qualifikationen
Eignungen
Kompetenzen
Zertifikate
Legitimationen
Rollen und Ansprechpartner
Klassifikationen
Bewertungen

Gruppenverwaltung
Mitgliederverwaltung und Beitragspflege
Finanzüberblick inkl. offener Posten und Mahnwesen
Historie

externe Kommunikation

E-Mail-Client

Personenbezogen
Nutzung von Funktionsadressen für Geschäftsstellen
ohne lokale Ressource
Mischung interner und externer Adressaten

E-Mail-Versand

1:1-Kommunikation
Massenmail
mittels Nachrichtenvorlagen mit Platzhaltern
personalisierte Mails mit personalisiertem Anhang direkt aus dem System
Versand beliebig vieler Anhänge

Serien-Dienst

an eine / mehrere Personen

Nachrichtenvorlagen

für E-Mail oder SMS
Platzhaltersystem für dynamische Ausgaben
schnelle Einbindung vorhandener Textvorlagen
Individualisierbarkeit vor dem Versand
mit Dokumentenvorlagen verknüpfbar

Selbstorganisation und Teamwork

Interne Kommunikation

1:1 Konversation
Team-/Gruppenkommunikation
Kommunikation mit allen Mitarbeitenden einer Abteilung

Abbilden von Geschäftsvorfällen

Dokumentation / Historie
E-Mailkorrespondenz gemischt mit Gesprächsnotizen und Mitschrieben
Dokumentenablage
Terminierung / Wiedervorlage
Interne Weiterleitung / Delegation / Übernahme
direkter Weiterleitung der Geschäftsvorfälle

Organisation von Besprechungen

Einfache Terminfindung für Gruppen / Teams
Themen zu Besprechungen hinzufügen
Folgebesprechung erstellen und Themen verschieben

Vorgänge terminieren und priorisieren / Abarbeitungsreihenfolge definieren
Checklisten erstellen und abarbeiten
Vorgänge in Bezug setzen und Abhängigkeiten / Zusammenhänge darstellen

Angebots- und Vertragswesen

Produktverwaltung
Angebotserstellung
elektronische Angebotszu- oder -absage
Bereitstellungen
Lizenzvergabe / -management
Leistungserbringung
Leistungserfassung
Fakturierung
Mahnwesen

Finanzmanagement

Sachkonten
Kostenstellen
Kostenträger
Personenkennziffer nach Algorithmus
Nummernkreise für Debitoren / Kreditoren
Forderungen und Verbindlichkeiten abrechnen

Verwaltung der Teilnehmerentgelte, Ermäßigungen, Rabatte, Gutschriften und Honoraren (nach unterschiedlichen Modalitäten) inkl. Exportfunktion
Verwaltung und Export sonstiger veranstaltungs- oder kontaktbezogener Finanzströme
Abrechnung der Mitgliedsbeiträge nach Fälligkeit
Erstellung und Verwaltung von Angeboten und Verträgen mit Rechnungsstellung

Rechnungsstellung an Teilnehmende / an Dritte
Firmenrechnungen
SEPA-Datei für Lastschrifteinzug (TN-Entgelte) und Honorarauszahlung zum Import in die Banksoftware
Sammelabrechnung

mit Rechnung / Einnahmeanordnung
mit Auszahlungsbeleg / -anordnung

Belegverwaltung (GoBD-konform)

Revisionssichere Belegerstellung und Archivierung
Erstellung kursbezogener / nicht kursbezogener Ausgangsrechnungen
Erfassung nicht kursbezogener Eingangsrechnungen

Prozess zur Freigabe von Eingangsrechnungen
Zahlungsaus-/eingänge erfassen
Einlesen elektronischer Bankauszüge (MT940-Schnittstelle)
Mahnwesen mit Mahnstufen und Mahngebühren
Auswertung für die Künstlersozialkasse
Liquiditätsvorschau
Rechnungsabgrenzung
Finanzschnittstellen (SAP, DATEV, OKFIS, …) zu Buchhaltungs- / Kassensystemen

Veranstaltungsmanagement

Abbildung des Lebenszyklus einer Veranstaltung von Planung und Kalkulation über Publikation, Durchführung, Abschluss, Auswertung

Abbildbare Veranstaltungsarten

Vorträge / einmalige Kurse / Seminare / Workshops
Veranstaltungsreihen / Veranstaltungspakete
Aktions- oder Infotage und Konferenzen mit parallelen Slots
aufeinander aufbauende Module
Aus- und Fortbildungen
Prüfungen
Beratungen
Reisen
ein- oder mehrtägig
Präsenz / Online / Hybrid

Phasenkonzept

Entwicklung
Planung
Durchführung
Abschluss

Veranstaltungsplanung

Multimediale Gestaltung (Texte, Bilder, Videos) für Druck / Internet / Display
Verarbeitung der Onlineplanung durch Honorarkräfte
Terminierung
Raumbelegung
Betriebsmittelzuweisung (Beamer, Laptops, etc.)
Lehrplanerstellung
Nummernvergabe
Zuweisung eines speziellen Rabatts
Pflege der Informationen für Teilnehmende / Honorarkräfte inkl. Zugangsdaten
Zielgruppendefinition
Teilnahmebedingungen
Kooperationspartner eingeben
Veranstalter hinterlegen
Verantwortliche Person definieren
Einfügen von Checklisten
Unterlagen für Teilnehmende hochladen

Preisgestaltung und Kalkulation

dynamische oder fixe Preise
Teilbeträge
Ratenplan
optionale Preise (z.B. Einzelzimmeraufschlag, Leihgebühr)
mit / ohne Umsatzsteuer
rabattierbar / nicht rabattierbar
Staffelpreise
Kleingruppenaufschlag
Frühbucherpreis
veranstaltungsspezifische Rabatte
Aktionsspezifische Rabattcodes
Plan-Einnahmen und -Ausgaben und -Saldo
Einnahmen, Ausgaben und Saldo

Verwaltung der Honorarverträge

Einsatzplanung der Honorarkräfte, Trainer und Trainerinnen bzw. Dozenten und Dozentinnen
Honorare / Aufwendungen mit unterschiedlichen Berechnungsarten (dynamisch oder fix)
Routenanzeige und Fahrtkostenberechnung

Empfehlungsmanagement

Alternativen
Ergänzungen
Fortsetzungen
Wiederholungen
Voraussetzung

Veranstaltungspublikation

Druck / Internet / Display
händisch / per Nummernlogik / nach Klassifikationen

Überblick über die Anmeldungen

Belegungen
Stornierung
Platzreservierung
Warteliste
Interessenten

Dokumentenerstellung

Teilnahmelisten
Namensschilder

Veranstaltungsevaluation mittels Onlinebefragung (Onlineformular mit Bewertung)
Abrechnung der Veranstaltung

Künstlersozialabgabe
Honorare
Teilnahmeentgelte

Auswertung

Bereichen, Gebiet
Veranstaltungsart
Dauer
Status
Organisation
Unterrichtsstätte
Standort
Statistikschlüssel

BAMF-Funktionen und DeuFöV-Formulare (IK-Bereich)

cmxOrganize ist vom Bundesamt für Migration und Flüchtlinge für folgende Funktionen für Kursträger zum 02.05.2019 freigegeben:

Kurs Auskunft (Version 2.3)
Kursplanung Erfassen (Version 2.3)
Kursplanung Aktualisieren (Version 2.2)
Kursplanung Stornieren (Version 2.0)

Kursbeginn Melden (Version 2.3)
Kursabschnittbeginn Melden (Version 2.3)
Kursabschnitt Aktualisieren (Version 2.3)
Kursort Änderung Melden (Version 2.0)

Teilnehmer Auskunft (Version 2.0)
Anmeldung Erstverfahren (Version 2.3)
Anmeldung Wiederholerverfahren (Version 2.3)
Sprachtest Melden (Version 2.0)
LiD-Prüfung erfassen (Version 2.3)
LiD-Prüfung aktualisieren (Version 2.3)
LiD-Prüfung Auskunft (Version 2.3)
LiD-Prüfung stornieren (Version 2.3)
LiD-Prüfung Teilnehmende melden (Version 2.3)

[PDF] Bescheinigung BAMF Mai 2023 (ca. 425 KB)

Veranstaltungsmarketing

systematische Programmentwicklung

Erfassung von Wünschen, Idee, Vorschlägen
Systematische Produktentwicklung über Interessenabfrage

Cross-Selling über Ergänzungen und weitere Kurse der Honorarkraft
Hinweise auf Kurs-Fortsetzungen oder -Wiederholungen
Hinweise auf Alternativen bei Kursabsage oder Warteliste
Einbindung von Teilnehmenden und Honorarkräften bei Absagegefahr
Newsletteranbindung

einfache Kontaktaufnahmemöglichkeit bei abgesagten, ausgebuchten und bereits begonnenen Veranstaltungen
Auswertung und Optimierung

erfolglose Suchen im Internetauftritt werden zur Optimierung der Ausschreibungstexte und Verschlagwortung genutzt
die Visualisierung der Teilnehmenden in einer Karte (open streetmap) hilft das Einzugsgebiet zu kennen und Werbemaßnahmen zu optimieren
der Neukundenanteil gibt Aufschluss über den Erfolg von Werbemaßnahmen und Attraktivität
Die Stammkundenverteilung zeigt die Kundenbindung und lässt validere Umsatzerwartungen zu
über matomo kann die Wirksamkeit von Werbung und eCommerce-Maßnahmen bewertet werden

Anmeldemanagement

Onlineanmeldung

in Echtzeit über ein Buchungssystem mit automatischer Wartelistenerstellung bei Erreichen der maximalen Teilnehmerzahl
Anmeldung von Gruppen ohne Angabe der Einzelpersonen
Individualisierbares Anmeldeformular für individuelle Anmeldeprozedere
Sammelanmeldung
Anmeldung Dritter inkl. abweichendem (Teil-)Zahlenden

Manuelle Einschreibemöglichkeit / Anmeldung durch Mitarbeitende (bei telefonischer Kontaktaufnahme oder Kontaktaufnahme per E-Mail)
Einschreibe-/Anmeldedatum (händisch abänderbar)
Interessentenliste
Platzreservierungsverwaltung
Management des Teilnahmeentgelts

Ratenzahlung
Rabattierungs- und Ermäßigungsmöglichkeit
Splittung des zu zahlenden Gesamtbetrags auf unterschiedliche Debitoren
Einlösung von Gutschein oder Guthaben
Zahlmöglichkeiten: bar / Überweisung / Lastschrift / paypal-Sofortzahlung
Rechnungsversand

Zeitsparende Automatismen

Anmeldebestätigung
Stornobestätigung / Stornierung mit Hinweis auf bestehende Warteliste
Weitermeldung inkl. der Möglichkeit zur Übernahme von Anmeldungen aus anderen Veranstaltungen

manuellen Möglichkeit zur Überbuchung einer Veranstaltung (sofern nicht anders in der Veranstaltung definiert)
Notenverwaltung
Auswertung der Teilnahme an Seminaren inkl. UE-Umfang, gegliedert nach durchführender Organisation bzw. Standort und Zeitraum

Funktionalität für Teilnehmende

Raummanagement

Postalische Adresse
Geo-Koordination
Kontakt
Träger / Betreiber
Rolle Raumverantwortliche/r
Bereiche / Räume pflegen
Ausstattungsmerkmale
Belegung von Veranstaltungsstätten (Gebäuden, Räumen)
Verfügbarkeiten
Sperrzeitenverwaltung
Belegungsübersicht
Ausgabe von Belegungslisten

Betriebsmittel und Inventarisierung (Ressourcenverwaltung)

Betriebsmittelbelegung für Veranstaltungstermine
Tagesgenaue Belegung der Betriebsmittel
Schlüsselverwaltung
Aus-/Rückgabeprotokoll
Veraltung mobiler Betriebsmittel inkl. Aus-/Rückgabeprotokoll
Inventarisierung von Hard- und Software
Veraltung immobiler Betriebsmittel
Lizenzverwaltung

Reportsystem

Das cmxOrganize verfügt über ein außergewöhnliches Reporting-System.Mit Hilfe unseres Reportings ist es dem Benutzer möglich sehr flexibel auf Daten zu zu greifen, Daten zu aggregieren und Daten effizient zu bearbeiten.

Enorm hohe Performance
Suchen in Reports
Filtern in allen Feldern
Felder des Reports können frei definiert werden
Alle Felder können auf "bearbeitbar" geschaltet werden
Formatierungsmöglichkeiten pro Feld
Alle Felder können Gruppiert werden
Aggregieren von Feldern
Summieren von Werten
Freies Bearbeiten von Feldern
Freies definieren von Bedingungen (gruppierbar, mit voller boolscher Logig und ohne Programmierkenntnisse)
Freies sortieren nach beliebigen Feldern
ausblendbare Spalten
Spalten per drag & drop verschiebbar
Bestimmen von Suchfeldern
in Dokumente integrierbar
Verschiedene Exportmöglichkeiten

Dokumentenmanagement

Dokumentenvorlagen mit Versionierung für

Briefe
Serienbriefe
Listen
Übersichten

dynamische Ausgaben über Platzhaltersystem
Einbindung von Textvorlagen
Einbindung von Reports
Möglichkeit zur Verknüpfung mit Nachrichtenvorlagen
Export für Etikettendruck
Exports für Druck (Programmheft)

xml
html
txt
pdf

Dateiverwaltung

Medienablage
Upload per drag & drop
in Ordnern strukturierbar
an der richtigen Stelle (Kontextbezug)
Verschlagwortung
Suchfunktion

(Teil-)Automatismen

zeit- oder aktionsgesteuert
zum Nachrichtenversand

Buchungsbestätigung
Wartelistenbestätigung
Anmeldebestätigung
Nachrückebestätigung
Stornierungsbestätigung
Kursabsagegefährdung
Kurszusage
Kursbeginnerinnerung
Kursausfallinfo
Geburtstagsgrüße
Erinnerung an das Ende einer Qualifikation
Versand von Teilnahmebestätigungen
Versand von Zertifikaten

automatische System-Benachrichtigungen

Information über Änderung der Bankverbindung
beim Einreichen eines neuen Veranstaltungswunsches
beim Einreichen eines neuen Veranstaltungsvorschlags
beim Übermitteln der Verfügbarkeiten
beim Absenden der Veranstaltungsplanung (Onlineplanung)
nach der Rückmeldung zur Veranstaltung
beim Bestätigen oder Ablehnen einer Anfrage (Ausschreibung)
beim Bestätigen der Leistung
beim Unterschrift setzen in Honorarabrechnung
beim Einreichen eines Profils
beim Absenden des Widerrufformulars
beim Absenden des Erstattungsformular
beim Absenden des Formulars zur einfachen Kontaktaufnahme
beim Bestellen eines Tablets
beim Kauf eines Gutscheins
beim Buchen einer Reise

zum Veranstaltungsabschluss
zum Setzen / Entziehen von Channelzugängen

Automatische System-Benachrichtigung

Information über Änderung der Bankverbindung
beim Einreichen eines neuen Veranstaltungswunsches
beim Einreichen eines neuen Veranstaltungsvorschlags
beim Übermitteln der Verfügbarkeiten
beim Absenden der Veranstaltungsplanung (Onlineplanung)
nach der Rückmeldung zur Veranstaltung
beim Bestätigen oder Ablehnen einer Anfrage (Ausschreibung)
beim Bestätigen der Leistung
beim Unterschrift setzen in Honorarabrechnung
beim Einreichen eines Profils
beim Absenden des Widerrufformulars
beim Absenden des Erstattungsformular
beim Absenden des Formulars zur einfachen Kontaktaufnahme
beim Bestellen eines Tablets
beim Kauf eines Gutscheins
beim Buchen einer Reise

Personalmanagement (HR)

Personalstammdaten
Arbeitsort
Verfügbarkeiten
Abwesenheiten
Arbeitsverträge
Arbeitszeiten
Arbeitszeitkonto
Arbeitszeiterfassung
Monatsabschluss
Urlaubsansprüche
Urlaubsanträge
Genehmigungsverfahren für Urlaube
Urlaubskalender
Krankmeldung

Qualitätsmanagement (QM)

Lenkung von Dokumenten inkl. Statusvergabe und Freigabeprozess
Qualitätssicherung über Checklisten und Prüfreports
Vorgangswesen zum Management von z.B. Beschwerden, Anfragen, etc.
Qualifikationsverwaltung mit "Ablaufdatum"

Projektmanagement

Projekte erstellen
Verantwortlichkeiten definieren
Projektteam zuweisen
Arbeitsgruppen managen
Vorgänge zuweisen
Zeiten protokollieren
Projektabrechnung
Projektauswertung

Datentransfer und Schnittstellen

SSO-Anbindung
Export und Import von

Kontakten
Veranstaltungen
Anmeldungen
Finanzdaten

Finanz-Schnittstellen

DATEV
CIP
INFOMA
MT940

Exportformate

pdf
html
xml
txt
csv
json

Schnittstellen für Bildungsanbieter

VhsCloud
VhsWissenLive
VhsFlatrate
InGe-Online
Kursnet
Bildungsportale (BW, BY, SAAR, RLP)
api-Anbindung

Newsletteranbindung

Mailingwork

Individualisierungsmöglichkeiten

individuelle, systemspezifische Rechteverwaltung / Rechtevergabe für unterschiedliche Gruppen oder Personen
individuelle, systemspezifische Eigenschaften (Erweiterbarkeit der Datenstruktur gem. der Anforderungen des Kunden)
individuelle, systemspezifische (geführte) Geschäftsprozesse inkl. Pflichtfelddefinition
individuelle Automatismen (Trigger und Cronjobs)
individualisierbarer Anmeldeprozess (individuelle Abfrageformulare - allgemein oder spezifischen Veranstaltungen zuweisbar)
zeit- und aktionsgesteuerte Automatismen, wie z.B. Anmeldebestätigung, Storno-Bedingungen, Erinnerung an Kursbeginn, Kursabsage, Terminverschiebung, Veranstaltungsabschluss, Erinnerungsmail, etc.
lernendes System (Kontakte werden nach der Kontaktintensität gelistet)
individualisierbare Eigenschaft: Hinterlegung individueller Werte, Voreinstellungen / Vorgabewerte und Dropdowns
individuelle Schnittstellen
individualisierbare, zeitgesteuerte Nummernkreise
Multilinguales System: Anpassung der Sprache (Backend / Frontend)
Anpassung des Internetauftritts an CI-Vorgaben

Berechtigungskonzept

4-stufiges Rechtekonzept
Abhängigkeiten abbildbar (wenn - dann - Logik)
transparente Rechtevergabe
einfach zu bedienen
nach Funktionsgruppen oder personenbezogenen
lesen oder lesend und schreibend
Single-Sign-On (SSO)

Technologie und Sicherheit

browserbasierte Anwendungssoftware
ohne Plugins oder Fremdsoftware
verschlüsselter Zugriff
PIN-gesichertes Zugangsverfahren
Verschlüsselung besonders schützenswerter Daten
Hochdifferenziertes Rechtesystem
Protokollierungsfunktion
Hochverfügbares Rechenzentrum
Vollautomatisches Backup-System
zentrales Updatesystem
Zertifizierte Cybersecurity
Hosting in einem deutschen Rechenzentrum
zertifiziertes IT-Sicherheitsmanagementsystem (VDS 10000)