Handling (Suchen und Finden in Reports)

Allgemeines Suchfeld
Jeder Report besitzt ein allgemeines Suchfeld. Eingaben in dieser Spalte und anschließendes Betätigen des Buttons „Suchen“ bewirken standardmäßig eine Suche in allen sichtbaren und unsichtbaren Suchfeldern des Reports.
Im allgemeinen Suchfeld können einer oder mehrere Suchbegriffe angegeben werden. Je mehr Suchbegriffe angegeben werden, desto weniger Ergebnisse werden gefunden. So kann z. B. nach einer Veranstaltungsnummer gesucht werden oder es können verschiedene Begriffe kombiniert werden. Z. B. „englisch montags Anfänger“. Suchen Sie nach dem Wort „englisch“, werden in einem Veranstaltungsreport alle Veranstaltungen angezeigt, die das Wort „englisch“ enthalten. Suchen Sie nach „englisch montags“, werden alle Englischkurse angezeigt, die am Montag stattfinden.
Durch Suchbegriffe mit geringer Abstraktion, z.B. „Kurs“ oder „Yoga“, erhalten Sie in dieser Suche eventuell viele Ergebnisse und eine lange Abfragezeit, da in allen angezeigten Feldern des Reports gesucht wird.
Inhalte anzeigen
Mit dem Link „Inhalte anzeigen“ wird Ihnen die erste Ergebnisseite des Reports angezeigt.
Suchfeld in einer Spalte
Im Gegensatz zum allgemeinen Suchfeld können mit dem Suchfeld pro Spalte gezielt einzelne Spalten nach Suchbegriffen gefiltert werden. Pro Spalte kann nur ein Suchbegriff eingegeben werden.
Wenn Sie z. B. in der Spalte „Veranstaltung“ „englisch“ eingeben, werden nur die Titel der Veranstaltungen durchsucht. Damit ist eine genauere Suche möglich.

In den einzelnen Spalten können auch spezialisierte Suchanfragen geschrieben werden. So kann in einer Spalte, in der das Beginndatum einer Veranstaltung dargestellt wird, z. B. „2013“ angegeben werden. Damit werden alle Veranstaltungen gefunden, die im Jahr 2013 beginnen.
Um die Suche in den Spalten des Reports anzustoßen, müssen Sie die ENTER-Taste betätigen. Damit setzen Sie einen Filter.

Sollte die gewünschte Kombination aus Suchbegriffen kein adäquates Ergebnis liefern, können Sie den Suchbegriff überschreiben und die Suche neu starten.

Sollte die Suche kein Ergebnis liefern, können Sie die entsprechenden Filter entfernen.

Groß- und Kleinschreibung muss nicht beachtet werden.

Unerwartete Suchergebnisse

Manchmal kommt es zu unerwarteten Suchergebnissen. Gibt es eine Honorarkraft mit dem Namen „Tanzensberger“, die Kochkurse anbietet, so werden bei einer Suche nach „tanz“ auch die Kochkurse von Frau Tanzensberger gefunden.

Beispiele - Filter in Reports

SucheErgebnis
2013Liefert alle Datensätze aus dem Jahr 2013
2011-2013Liefert alle Datensätze aus den Jahren 2011, 2012 und 2013
01.01.2013
oder
1.1.13
Liefert alle Datensätze vom 01.01.2013
01.2013
oder
1.13
Liefert alle Datensätze aus dem Januar 2013
>05.06.2012
Liefert alle Datensätze nach dem 05.06.2012
<05.06.2012
Liefert alle Datensätze vor dem 05.06.2012
01.02.2012-31.01.2013
oder
1.2.12-31.1.13
Liefert alle Datensätze im Zeitraum vom 01.02.2012 bis zum 31.01.2013
nullLiefert alle Datensätze ohne Datum
!31.01.2013
Liefert alle Datensätze außer denjenigen mit dem Datum 31.01.2013
vorgestern
Liefert alle Datensätze von zwei Tagen zuvor
gestern
Liefert alle Datensätze vom Tag zuvor
heute
Liefert alle Datensätze von heute
morgen
Liefert alle Datensätze vom kommenden Tag
übermorgen
Liefert alle Datensätze vom übernächsten Tag

Löschen der Suchfelder/Filter
Alle verwendeten Suchfelder/Filter können durch Klick auf den entsprechenden Link unterhalb des allgemeinen Suchfeldes und oberhalb der Spaltenüberschriften  geleert werden.
Alternativ können mit dem Link „Alle Filter leeren“ alle Suchfelder auf einmal geleert werden.
Sortieren
In jedem bestehenden Report können Sie per Klick auf die Spaltenüberschrift Ihre Liste nach dieser Spalte lexikografisch sortieren lassen. Jede sortierte Spalte erhält einen Pfeil neben deren Namen.

Dabei können maximal zwei Spalten auswählt werden, die sich in ihrer Sortierung vereinbaren lassen. Dies bedeutet, Sie können z.B. Veranstaltungen nach „Honorarkraft“ und „Beginndatum“ sortieren, weil dann zuerst die Veranstaltungen nach Honorarkraft sortiert werden und innerhalb dieser Sortierung das Datum berücksichtigt wird. Die Sortierung, die im Report hinterlegt wurde, wird dabei außer Kraft gesetzt.

Die per Klick auf die Spaltenüberschrift gesetzte Sortierung bleibt aktiv, solange Sie im System eingeloggt sind. Danach wird die Sortierung vom System auf die im Report hinterlegte Sortierung zurückgesetzt.

Sortierung zurücksetzen
Per Klick auf den Link „Sortierung zurücksetzen“ unterhalb des allgemeinen Suchfeldes wird die Sortierung des Reports auf die im Report hinterlegte Sortierung zurückgesetzt.
Zeilen gesamt
Die Menge aller Datensätze des geöffneten Reports ist die Anzahl der „Zeilen gesamt“.

Zeilen pro Seite
Bei der Erstellung eines Reports wird eine bevorzugte Zeilenanzahl hinterlegt. Diese ist in der Regel niedrig, um eine hohe Systemperformanz zu gewährleisten. Sie können die Anzahl der „Zeilen pro Seite“ anpassen, indem Sie über das Dropdownmenü im Report die gewünschte Zeilenanzahl auswählen. Bei zu vielen Datensätzen (z.B. über 500) können Anzeige, Druck und Export sehr lange dauern oder zu Problemen führen. Schränken Sie in diesem Fall Ihre Ergebnisse ein oder teilen Sie die Datensätze über die Suchfelder auf (z.B. nach Jahreszahl, Anfangsbuchstaben, ...) und bearbeiten Sie diese getrennt.
Export
Die angezeigten Daten können als csv oder Excel-kompatibles Format exportiert oder als PDF gespeichert und gedruckt werden.

Jeder Report besitzt drei Befehle zum Export von Daten:

  • drucken
    Erstellt eine pdf-Datei zum Ausdrucken des Reports auf einer DinA4 Seite, je nach Spaltenanzahl und –breite im Hoch- oder Querformat.
  • Excel
    Erstellt eine Exceldatei z.B. zur Weiterverwendung als Adressdatei eines Serienbriefes. Alle Zahlen des so erstellten Tabellenblattes werden als „Text“ ausgegeben.
    Sollen diese Zahlen mit Formeln und Funktionen weiterverarbeitet werden, müssen sie in eine echte Zahlen umgewandelt werden. Hierzu markieren Sie die Zellen und klicken auf das Auswahldreieckdes Smart-Tags. Im daraufhin aufklappenden Menü klicken Sie den Menüpunkt „In eine Zahl umwandeln“ an.
  • csv
    Erstellt eine csv-Datei, meist zum Datenimport in andere Datenbanken.
    Wird direkt das Objekt als Spalte eingefügt, wird in der csv.Datei der cmx-Schlüssel ausgegeben. Soll der Name eines Objektes ausgegeben werden, muss dessen Eigenschaft als Spalte erstellt werden.

Export aller Datensätze

Wenn alle resultierenden Datensätze exportieren werden sollen, muss die Anzahl der „Zeilen pro Seite“ größer als die Anzahl der „Zeilen gesamt:“ sein.


Menüleiste „Report

In der Menüleiste „Report“ (hellblaue Navigationsleiste direkt unter der dunkelgrauen Navigationsleiste) können Reports aufgerufen oder für die jeweiligen Hauptkategorien beliebig viele Objekte für den Schnellzugriff hinzugefügt werden.

Zu einem anderen Report wird gewechselt, indem man den Link „Reports“ anklickt. Es werden nun drei untereinander stehende Kästen angezeigt.
Der oberste Kasten beinhaltet alle Reports, deren Markierung „wichtig“ gesetzt wurde. D.h. „wichtig“ ist grün geschrieben.

Im mittleren Kasten sind alle häufig(er) benutzten Reports zu finden. Nur aus diesem Kasten können Reports als „wichtig“ markiert werden.

Im unteren Kasten sind alle weiteren Reports aufgeführt, die für das jeweilige Objekt zur Verfügung stehen.

Um die Reports der beiden unteren Kästen umzusortieren, klicken Sie auf den Link „Reportlinks verwalten“.
Um einen Report aus einem oberen Kasten in den direkt darunter angezeigten Kasten zu verschieben, klicken Sie den Link „entfernen“ an. Klickt man einen Report aus dem Untersten Kasten an, wird dieser in den mittleren Kasten verschoben. Ist die Umsortierung abgeschlossen, klicken Sie den Link „fertig“ an.
Diese Umsortierung wirkt sich nur auf das Benutzerkonto des gerade angemeldeten Nutzers und betrifft keine weiteren Nutzer.


Schnellzugriff einrichten
Um Reports als Schnellzugriff in die Menüleiste „Reports“ zu legen, klicken Sie auf den Link „Objekte verwalten“.
Über den Link „Objekte verwalten“ wird die Auswahl für die Objekt-Navigation geöffnet.

In der linken Spalte finden Sie alle zur Verfügung stehenden Objekte. In der rechten Spalte werden die Objekte aufgelistet, die bereits für den Schnellzugriff in der Menüleiste „Reports“ eingefügt sind.
Das gewünschte Objekt wird in der Auflistung der linken Spalte angeklickt. Dadurch wird es zur rechten Spalte hinzugefügt und erscheint auch oben in der hellblauen Navigationsleiste.
Die Reihenfolge der Reportlinks können Sie verändern, indem Sie im Bereich „aktueller Objektlink“ den Report mit gedrückter linker Maustaste auf diesem Zeichen   verschieben.
Möchte man keine weiteren Objekte hinzufügen, kann man die Auswahl der Objekt-Navigation durch Anklicken des Links „x schließen“ wieder schließen.
In jeder Detailseite können Reports eingefügt werden, die auf das aktuelle Objekt Bezug nehmen. So kann z. B. bei der Detailseite „Veranstaltungen“ ein Report mit Anmeldungen hinterlegt werden, um spezielle Anmeldedaten zu Veranstaltungen direkt in der jeweiligen Veranstaltung anzeigen zu lassen.

Reportlinks anlegen

1. Klicken Sie auf „Objekte verwalten“.
2. Klicken Sie in der linken Seite den gewünschten Report an.
    Der Bereich wird aktualisiert und der Report wandert von links nach rechts.
3. Klicken Sie im Auswahldialog auf „x schließen
4. Der Reportlink ist nun verwendbar.

Reportlinks entfernen

Gibt es in der Navigationsleiste oben Objekte, die nicht mehr für den Schnellzugriff benötigt werden, so kann man diese auch wieder aus der Navigationsleiste entfernen.

1. Klicken Sie auf „Objekte verwalten
2. Klicken Sie in der rechten Seite den gewünschten Report an.
    Der Bereich wird aktualisiert und der Report wandert von rechts nach links
3. Klicken Sie im Auswahldialog auf „x schließen
4. Der Reportlink ist nun aus der Menüleiste „Reports“ entfernt.