Lastschriften (Anmeldungen abrechnen)

Die Anweisung zum Einzug der Gebühren per Lastschriftverfahren kann in cmxOrganize über die zur Verfügung gestellten Reports vorgenommen werden.

In der Standardvorgehensweise erfolgt die Abrechnung der per Lastschrift einzuziehenden Gebühren über folgenden im Objekt „Anmeldungen“ verfügbaren Report:

•  „Anmeldungen und Kontoeinträge abrechnen“

In diesem Report werden alle abrechenbaren Anmeldungen aufgelistet, deren „Beginn der Abrechnung“ der Kontoeinträge vor jetzt liegt. Zu weit in der Zukunft liegende Anmeldungen werden nicht angezeigt.

Um die gewünschten Anmeldungen gelistet zu bekommen, geben Sie in der Spalte „Zahlungsart“ den Eintrag „Lastschrift“, in der Spalte „beginnt am (Datum)“ das gewünschte Datum oder den gewünschten Zeitraum und in der Spalte „abrechnen“ den Eintrag „ja“ ein.
Damit auch alle Anmeldungen in der Sammelabrechnung erfasst werden, achten Sie darauf, dass die Zahl der „Zeilen pro Seite“ größer ist als die „Zeilen gesamt“.

Folgende Daten sind zu prüfen:
1.    Die Bankverbindung muss vorhanden, geprüft und gültig sein.
2.    In der Bankverbindung muss ein Kontoinhaber eingetragen sein.
3.    Die offenen Beträge können hier noch einmal überprüft werden.

Nach der Prüfung der Daten kann zum eigentlichen Abrechnungsvorgang übergegangen werden. Dazu markiert man in der Spalte „Anmeldungen“ die abzurechnenden Anmeldungen. Über das Markieren des Feldes in der ersten Zeile dieser Spalte werden automatisch alle auf dieser Seite aufgelisteten Datensätze markiert. Es ist ebenso möglich, einzelne Anmeldungen gezielt zu markieren/abzuwählen.
Durch die markierten Datensätze wird automatisch der Link „Optionen“ in der ersten Zeile der Spalte „Anmeldung“ eingeblendet. Nun die Links „Optionen“ und „Anmeldung abrechnen (Muster)“ anklicken.
Daraufhin wird man zur Sammelabrechnung weitergeleitet.
Mit dem Link „ausführen“ starten Sie die Erstellung der Datei dieser Sammelabrechnung.

Als Ergebnis einer erfolgreich abgeschlossenen Sammelrechnung wird Ihnen dieser Kasten angezeigt:
Abgelaufene Fälligkeiten wurden durch eine aktuelle ersetzt.

Link „zurücksetzen“

Mit diesem Link können Sie die Sammelabrechnung zurücksetzen.
Benutzen Sie diesen Link nur, wenn Sie die SEPA-Datei noch nicht bei der Banksoftware importiert und zur Bank gebracht haben!

Sammelabrechnung erneut erstellen

Um eine Sammelabrechnung erneut mit den Daten einer zuvor zurückgesetzten Sammelabrechnung zu erstellen, stellt cmxOrganize folgende Reports zur Verfügung:
• „Anmeldungen abrechnen (nur zurückgesetzte Anmeldungen)“
• „Anmeldungen abrechnen (nur zurückgesetzte Anmeldungen der eigenen Geschäftsstelle)“
Unter „Exporte“ ist die SEPA-Datei zum Herunterladen auf Ihren PC und Weitergeben an die Bank zu finden.

Bei den „Belegen“ finden Sie vier Dokumente:
• „Begleitzettel Lastschrift“
zu dieser Sammelabrechnung gehörend
• „Transaktionen Lastschrift“
Hier sind alle einzelnen Transaktionen aufgelistet.
• „Veranstaltungen Lastschrift“
Hier sind alle Transaktionen den Veranstaltungen nach samt Kostenstellen und Sachkonten aufgelistet.
• „Veranstaltungsstatistik Lastschrift“
Zeigt eine Veranstaltungsstatistik an.

Unterhalb dieses Kastens können Sie sich noch einmal alle abgerechneten Lastschriften anzeigen lassen. Alte Fälligkeitsdaten wurden durch aktuelle ersetzt.

Um Anmeldungen per Lastschrift über die Zahlungsschnittstelle SEPA einzuziehen, sind folgende Schritte nach der Abrechnungsvorbereitung notwendig:

1. Öffnen des Reports „Anmeldungen und Kontoeinträge abrechnen“ im Objekt „Anmeldungen“. Filtern Sie dort in der Spalte „Zahlungsart“ nach „Lastschrift“ und in der Spalte „abrechnen“ nach „ja“. Evtl. müssen Sie noch weitere Filter setzen um die gewünschte Menge an Anmeldungen aufgelistet zu bekommen.
2. Prüfen, ob bei allen Anmeldungen Bankverbindungen mit Kontoinhabern vorhanden sind.
3. Die abzurechnenden Anmeldungen markieren und den Zahlungslauf über die Links „Optionen“ -> „Anmeldungen abrechnen (Muster)“ starten.
Achtung: Hierbei auf die Anzahl der aktuell aufgelisteten Anmeldungen/Zeilen achten und evtl. mehr Zeilen anzeigen lassen.
4. Sie werden dann zur Sammelabrechnung weitergeleitet und können diese anschließend ausführen.
5. Die „SEPA-Lastschrift … .xml“ Datei auf den lokalen PC herunterladen und in die Banksoftware einlesen (importieren).