Abrechnungsvorbereitung (Abrechnung)

Um Anmeldungen oder Honorare von Veranstaltungen abzurechnen, kann man die gewünschten Anmeldungen und/oder Honorarverträge markieren. Diese Markierung kann über folgende Reports bei dem Objekt „Veranstaltungen“ vorgenommen werden:

1. „Abrechnungsvorbereitung“
2. „Abrechnungsvorbereitung Anmeldungen“
3. „Abrechnungsvorbereitung Honorarverträge“

1. Der Report „Abrechnungsvorbereitung“ listet alle Veranstaltungen auf, in denen entweder ein offener Betrag in einer Anmeldung in einem Honorarvertrag besteht.

2. Der Report „Abrechnungsvorbereitung Anmeldungen“ listet alle Veranstaltungen auf, in denen in einer Anmeldung ein offener Betrag vorhanden ist.

3. Der Report „Abrechnungsvorbereitung Honorarverträge“ listet alle Veranstaltungen auf, in denen in einem Honorarvertrag ein offener Betrag vorhanden ist.

Über diese Reports erhält man einen schnellen Überblick, wie viele Anmeldungen und/oder Honorarverträge aktuell angelegt sind, bei denen offene Beträge vorhanden sind.

Kontrolle von Sachkonto/Kostenstelle vor dem Abrechnen
Wenn Sie Sachkonten und/oder Kostenstellen nutzen, müssen Sie vor dem Abrechnen prüfen, ob bei allen Kontoeinträgen ein Sachkonto und/oder eine Kostenstelle hinterlegt wurde.
Dazu filtern Sie im Report „Anmeldungen abrechnen“ zuerst in der Spalte „Sachkonten“ nach „null“ und korrigieren alle aufgelisteten Anmeldungen, bzw. die betroffenen Kontoeinträge. Danach verfahren Sie, falls notwendig, auf dieselbe Weise mit den „Kostenstellen“.

Über die Spalte „abrechnen“ kann man entscheiden, welche Beträge direkt abzurechnen sind.
Hierzu in der Spalte „abrechnen“ den Link „nein“ anklicken. Dadurch öffnet sich die Anzeige mit der Auswahl der abrechenbaren Objekte:
• „nur Honorarverträge“
(alle zur Veranstaltung gehörenden Honorarverträge werden zur Abrechnung markiert)
• „nur Anmeldungen“
(alle zur Veranstaltung gehörenden Anmeldungen werden zur Abrechnung markiert)
• „alles“
(alle zur Veranstaltung gehörenden Honorarverträge und Anmeldungen werden zur Abrechnung markiert)

Durch Anklicken einer Auswahlmöglichkeit werden im Hintergrund automatisch alle entsprechenden Anmeldungen und/oder alle Honorarverträge markiert - unabhängig von der eingestellten Zahlungsart. Jede Veranstaltung muss einzeln zur Abrechnung markiert werden.

Über den Link „Details“ in der Spalte „abrechnen“ wird ein Bereich eingeblendet, der Detailinformationen zu den Honorarverträgen und Anmeldungen enthält. In den eingeblendeten Detailinformationen kann man die offenen Beträge einsehen und prüfen. Über die Namen in der Spalte „Honorarvertrag“ oder „Anmeldung“ kommt man direkt in den betreffenden „Honorarvertrag“/„Anmeldung“.
Ist ein Betrag bereits abgerechnet, wird beim offenen Betrag „--“ angezeigt. Das Feld „Abrechnen“ kann hier auf „ja“ belassen werden. Das Feld „Abrechnen“ hat ohne offenen Betrag keine Auswirkung.
Klickt man nochmals auf den Link „Details“, wird der Bereich wieder ausgeblendet.