E-Mailsignatur (Nachrichtensystem)

In cmxOrganize können für Kontakte E-Mailsignaturen für die Verwendung in Nachrichten hinterlegt werden. Diese Signaturen können in Nachrichten entweder gezielt ausgewählt oder der im System hinterlegten Priorität nach eingebunden werden.

Abstufung der E-Mailsignaturen
Sie können im System E-Mailsignaturen hinterlegen. Folgende Abstufungen sind dabei möglich:
  • Signatur in der Nachricht
  • persönliche E-Mailsignatur bei Mitarbeitern
  • E-Mailsignatur einer Geschäftsstelle
  • allgemeine E-Mailsignatur

Ist bei der Nachricht selbst eine E-Mailsignatur hinterlegt, wird diese in die einzelnen E-Mails übernommen. Gibt es in der Nachricht selbst keine E-Mailsignatur, wird auf die allgemeinen E-Mailsignaturen zugegriffen. Dabei hat die Mitarbeitersignatur die höchste Priorität und die allgemeine die niedrigste. Ist beim Mitarbeiter also eine E-Mailsignatur vorhanden, verwendet das System automatisch diese. Gibt es beim Mitarbeiter keine E-Mailsignatur,  wird als nächstwichtigere die der Geschäftsstelle (des Mitarbeiters) verwendet. Gibt es auch hier keine, wird die allgemeine E-Mailsignatur (Standard) verwendet.

Feld „Signatur“ in einer Nachrichtenvorlage
Wenn Sie im Feld „Signatur“ eine E-Mailsignatur einfügen, so wird diese an alle von dieser Nachrichtenvorlage generierten zu versendenden Nachrichten angehängt. Gibt es keine direkt zugewiesene E-Mailsignatur, wird die nächst wichtigere E-Mailsignatur (Mitarbeiter, Geschäftsstelle, Allgemein, keine) genommen.

Signatur erstellen
Um eine Signatur zu erstellen, klicken Sie auf der "Startseite" in der Spalte "Kommunikation" das Objekt "E-Mailsignaturen" an. Mit dem Link "E-Mailsignatur erstellen" kann eine neue Signatur erstellt werden.
In der Eigenschaft "Name" wird der Namen des Mitarbeiters, für den diese Signatur erstellt werden soll, eingetragen.
Ist die Eigenschaft "Standard" auf "ja" gesetzt, wird diese E-Mail-Signatur immer verwendet, sofern keine andere Signatur angegeben wird.
Bei der Eigenschaft "Text" tragen Sie den Text der Signatur ein.

Standardsignatur im Kontakt festlegen
Im Kontakt des Mitarbeiters klicken Sie in der Applikation "Erweiterungen" auf den Link "Mitarbeiter". Dort können Sie mit der Eigenschaft "Standard Signatur" eine Signatur für diesen Mitarbeiter hinterlegen. Diese Signatur wird standardmäßig für die Korrespondenz des Mitarbeiters genutzt.