Anleitung Schlüsselverwaltung
1.1 Betriebsmittel „Schlüssel“ anlegen
Schlüssel werden im Objekt „Betriebsmittel“ angelegt.
Gehen Sie auf „Betriebsmittel erstellen“
Im „Betriebsmittel“ füllen Sie dann die folgenden Eigenschaften aus:
| Name: | hier tragen Sie die Bezeichnung des Schlüssels ein (z.B. Generalschlüssel, Gruppenschlüssel, etc.) |
| Ort: | hier geben Sie den Ort an, an dem der Schlüssel hinterlegt ist, wenn er aktuell keinem Besitzer zugeordnet (und übergeben) wurde. Dieses Feld bleibt immer befüllt, der Ort wird nicht entfernt, auch wenn ein Besitzer eingetragen wurde. |
| Besitzer: | hier geben Sie den aktuellen Besitzer des Schlüssels an. |
| Nummer: | hier können Sie die laufende Nummer des Schlüssels eintragen. |
| Art: | "Schlüssel" (wichtig, damit Ihre Schlüssel im Betriebsmittel-Report "Schlüsselübersicht" ausgegeben werden können. |
| Hinweis: | z.B. Batteriewechsel bei elektronischen Schlüsseln |
1.2 Zugang für Schlüssel anlegen
Gehen Sie ans untere Ende der Seite und fügen Sie sich im „Betriebsmittel“ über „Applikationen bearbeiten“ die Applikation „Zugang“ hinzu.
Klicken Sie anschließend auf die Applikation „Zugang“ und dann auf „Zugang erstellen“.
Hier hinterlegen Sie den Raum, der mit dem Schlüssel gesperrt werden kann. Klicken Sie dazu auf die drei Punkte hinter Ort... und hinterlegen hier den Raum, der mit dem Schlüssel gesperrt werden kann. Klicken Sie dazu auf die drei Punkte hinter Ort
Sie können hier auch (wie bei dem Hinzufügen von Orten in Veranstaltungen) den entsprechenden Ort auswählen oder neu erstellen.
Kann ein Schlüssel mehrere Räume sperren, so legen Sie in den Betriebsmitteln „Schlüssel“ für jeden Raum einen separaten Zugang an und hinterlegen (wie oben beschrieben) den entsprechenden Ort.
HINWEIS: Teilweise sperren mehrere Schlüssel sehr viele (dieselben) Räume. Wenn ein Schlüssel kopiert wird, werden daher nun die Zugänge mit kopiert. So kann man also einen Schlüssel (sauber) anlegen und dann einfach kopieren, und dann dem kopierten Schlüssel eine neue Nummer vergeben.
1.3 Report „Schlüsselübersicht“
1.4 Im Objekt „Betriebsmittel“
Im Objekt Betriebsmittel finden Sie den Report „Schlüsselübersicht“.
In diesem Report werden alle angelegten Schlüssel gelistet. In der Spalte Betriebsmittel sehen Sie neben dem Namen des Schlüssels auch die Stelle, an der er hinterlegt ist, wenn er nicht an einen Kontakt ausgegeben wurde. In der Spalte Nummer wird die laufende Nummer des Schlüssels ausgegeben.
Bei „Zugang“ finden Sie alle Zugänge, also alle Räume, die mit diesem Schlüssel gesperrt werden können. Die Spalte Besitzer zeigt den Kontakt, der aktuell im Besitz des Schlüssels ist.
Da Sie in der Spalte „Zugang“ nicht suchen können, kann die letzte Spalte „Ort“ als Filter-Spalte verwendet werden. Geben Sie oben im Suchfeld der Spalte den Ort ein, für den Sie einen Schlüssel benötigen und es werden Ihnen all die Schlüssel aufgelistet, mit denen dieser Raum gesperrt werden kann.
Filtern Sie nach dem Besitzer, sehen Sie alle Schlüssel, die dieser Kontakt aktuell in seinem Besitz hat und somit auch alle Räume, zu denen er Zugang hat. Die gleiche Information wird Ihnen auch über die Applikation „Betriebsmittel“ im jeweiligen Kontakt angezeigt.
1.5 Im „Kontakt“
Fügen Sie im Kontakt die Applikation „Betriebsmittel“ hinzu.
Klicken Sie erst auf „Applikationen bearbeiten“, dann auf „hinzufügen“.
Und wählen Sie aus „neue Applikation“ durch Anklicken „Betriebsmittel“ aus .
Jetzt können Sie in der Applikation den Report „Schlüsselübersicht“ hinzufügen.
Klicken Sie auf die Applikation und anschließend auf „Reports bearbeiten“.
Wenn Sie hier auf „Schlüsselübersicht“ klicken
Wird der Report „Schlüsselübersicht“ zu „Aktuelle Reportlinks“ hinzugefügt, anschließend können Sie das Fenster wieder schließen.
Sie können hier dann immer den gewünschten Reporte auswählen
1.6 Im “Ort“
Fügen Sie im Ort die Applikation „Betriebsmittel“ hinzu. Verfahren Sie hierzu wie unter Punkt 1.3.2.
1.7 Dokumentation (Aus- und Rückgabebestätigung)
Wenn Sie einen Schlüssel ausgeben, können Sie sich eine Ausgabebestätigung erstellen und unterschreiben lassen.
Fügen Sie hierzu im „Betriebsmittel“ über „Applikationen bearbeiten“ die Applikation „Dokumente“ hinzu. (siehe auch Punkt 1.2)
Wichtig: Stellen Sie sicher, dass Sie im „Betriebsmittel“ Schlüssel bei „Besitzer“ den entsprechenden Kontakt eingetragen haben. Ohne den Kontakt werden die Dokumentenvorlagen nicht korrekt befüllt.
Klicken Sie anschließend auf die gewünschte Dokumentenvorlage und das System generiert Ihnen das entsprechende Dokument.
Fügen Sie vor dem Druck/Versand im Namen des Dokumentes den Namen des „Besitzers“ hinzu, damit sie die Dokumente in der Übersicht sofort identifizieren können.
Auch wichtig: Bitte vergessen Sie nicht, nach der Ausstellung der Rückgabebestätigung den Kontakt bei „Besitzer„ wieder zu entfernen, damit aus dem Report ersichtlich ist, dass aktuell niemand den entsprechenden Schlüssel in seinem Besitz hat. Wird der Schlüssel von einer an eine andere Person übergeben, können Sie natürlich den neuen Besitzer sofort eintragen und eine neue Schlüsselausgabebestätigung erstellen.