Anleitung "Statistik BVV"

1 Veranstaltungen überprüfen / vorbereiten

1.1 In der Veranstaltung

In der Detailansicht einer Veranstaltung sind folgende Attribute Statistikrelevant:

Alle Attribute in der Gruppe „Statistik“ (z. B. Programmbereich, Fachgebiet, Veranstaltungsart)
Das Attribut „Szenario“ in der Gruppe „Methodik und Didaktik“
Die Gesamtteilnehmerzahl (automatisch berechnet aus „aktuelle Teilnehmerzahl + Basisbelegung + abgebrochene Anmeldungen“)
Bei Veranstaltungen ohne Anmeldungen (z. B. Vorträge mit Abendkasse) kann direkt in der Veranstaltung die „aktuelle Teilnehmerzahl“ eingetragen werden. Das Attribut „automatisch berechnen“ schaltet dadurch automatisch auf „nein“ um.

Sonderfall „anrechenbar“: Beim BVV ergibt sich die Anrechnbarkeit aus dem Regelwerk für Veranstaltungen. Sie wird im Auswertungsset automatisch auf „ja“ gesetzt, wenn eine Mindestteilnehmerzahl von 3 erreicht ist. Der in einer Veranstaltung gesetzte Wert wird dabei ignoriert.

In Auswertungssets kann die automatisch gesetzte Anrechnbarkeit manuell überschrieben werden.

1.2 Attribut „Szenario“

Ab der Statistik für 2023 (Abgabe in 2024) muss bei allen Veranstaltungen angegeben werden, ob sie unter Verwendung von digitalen Lernangeboten durchgeführt wurden.

„Mit digitalen Lernangeboten“ bedeutet das in der Veranstaltung digitale Hilfsmittel zur Vermittlung der Informationen verwendet werden (z. B. Teilnehmer laden eine Vokabel-App herunter).

Die folgenden Szenarien stehen zur Auswahl:

Präsenz
Präsenz (mit digitalen Lernangeboten)
Hybrid in Präsenz oder virtuell
Hybrid in Präsenz oder virtuell (mit digitalen Lernangeboten)
Hybrid in Präsenz und virtuell
Hybrid in Präsenz und virtuell (mit digitalen Lernangeboten)
Blended Learning
Blended Learning (mit digitalen Lernangeboten)
Online
Online (mit digitalen Lernangeboten)
E-Learning mit tutorieller Betreuung (mit digitalen Lernangeboten)
E-Learning ohne tutorielle Betreuung

1.3 Report „Statistikangaben der Veranstaltung“ in der Klasse „Veranstaltung“

Dieser Report kann verwendet werden, um die meisten Statistikangaben übersichtlich angeordnet zu überprüfen und zu ändern.

Über die Spalte „Beginnt am“ wird das gewünschte Statistikjahr oder der Zeitraum für die Statistik eingeschränkt (z. B. „2023“ für das gesamte Jahr oder „01.01.2023 – 31.06.2023“ für das erste Halbjahr).
Um in einer Spalte nur Veranstaltungen anzuzeigen, bei denen nichts eingetragen wurde, kann der Filter „null“ verwendet werden. Dadurch ist es möglich, nur Veranstaltungen aufzulisten, bei denen eine Eingabe vergessen wurde.
Die statistikrelevanten Felder sind im Report direkt bearbeitbar, es muss zur Korrektur, oder um etwas einzutragen, nicht die Detailansicht der jeweiligen Veranstaltung geöffnet werden.
Die Angabe eines Szenarios ist für jede Veranstaltung verpflichtend für die BVV-Statistik
Die Attribute "Fachgebiet" und "Veranstaltungsart" sind Pflichtangaben für die DVV Statistik. Als Hilfestellung kann das Attribut „Programmbereich“ verwendet werden. Wenn alle Informationen bereits bei der Veranstaltungsplanung eingetragen werden, ist die DVV Statistik mit wenigen Klicks erledigt.

In 2018 wurden die Veranstaltungsarten des DVV überarbeitet. Steht hintr dem Namen einer Veranstaltungsart noch „bis 2017“, muss sie durch die passende, aktuelle Veranstaltungsart ausgetauscht werden.
Die Attribute „Veranstaltungsziel“, „Zielgruppe“ und „Kooperation“ müssen nur dann ausgefüllt werden, wenn eine der Auswahlen auf die aktuelle Veranstaltung zutrifft.

1.4 Report „Pflege Geburtsangabe (Statistik BVV)“ in der Klasse „Anmeldung“

Mit diesem Report können die Geburtsdaten der Teilnehmer überprüft und ggf. eingetragen werden (die Spalte „Geburtsdatum“ ist direkt im Report bearbeitbar).

Das Geburtsdatum wird verwendet um das Alter eines Teilnehmers zum Zeitpunkt der Anmeldung zu berechnen. Daraus ergibt sich die Einordnung in Altergruppen der BVV-Statistik.

Für Veranstaltungen im Bereich „Familienbildung“ (Veranstaltungsart 38) muss das Geburtsdatums aller Teilnehmer für die Statistik des BVV erfasst werden.

Ist in Veranstaltungen, die nicht zur „Familienbildung“ gehören, kein Geburtsdatum in den Teilnehmerkontakten der Anmeldungen hinterlegt, gibt das System einen Hinweis aus. Da das Geburtsdatum hier keine Pflichtangabe ist, werden die Daten trotzdem als „plausibel“ markiert und können weiterverarbeitet werden.

2 Auswertung erstellen

Die Attribute „Veranstaltungsziel“, „Zielgruppe“ und „Kooperation“ müssen nur dann ausgefüllt werden, wenn eine der Auswahlen auf die aktuelle Veranstaltung zutrifft.

Name: Es empfiehlt sich, im Namen sowohl das Jahr als auch die Auswertungsart zu verwenden, um sie später identifizieren zu können (z. B. „2023 – BVV“)
Auswertungsart: Bayerischer Volkshochschulverband e.V.
Beginn- und Endedatum: Diese Angaben legen fest, welche Veranstaltungen in der Auswertung berücksichtigt werden. Ausschlaggebend für den BVV ist das Datum des ersten Termins einer Veranstaltung (Beispiel: für eine vollständige Statistik des Jahres 2023 ist das Beginndatum der 01.01.2023 und das Endedatum der 31.12.2023). Vorgabe des BVV ist, dass eine Auswertung immer für ein ganzes oder ein halbes Kalenderjahr erstellt werden soll.

Eine Geschäftsstelle muss nur ausgewählt werden, wenn sich mehrere Geschäftsstellen eine Installation teilen, für die der BVV unterschiedliche Statistiknummern vergeben hat (z. B. Volkhochschulverbände oder Kreisvolkshochschulen, die mehrere Statistiken erstellen müssen).

Die Statistiknummer ist im Attribut „Nummer“ einer Geschäftsstelle hinterlegt. Sie wird in der Regel bei der Ersteinrichtung von cmxOrganize eingetragen.

3 Auswertungssets erstellen

Bei einem Auswertungsset handelt es sich um eine Kopie aller statistikrelevanten Informationen einer Veranstaltung. Änderungen die an einem Auswertungsset vorgenommen werden, werden nicht in die Veranstaltung übertragen. So ist es möglich die Statistikinformationen und Veranstaltungen getrennt voneinander zu bearbeiten.

Die Verwendung von „Auswertungssets“ ermöglicht es, mehrere voneinander unabhängige, Statistiken für den gleichen Satz an Veranstaltungen anzulegen (z. B. wenn Statistiken für mehrere Landesverbände erstellt werden, deren Vorgaben voneinander abweichen).

Nach Eingabe des Beginn- und Endedatums einer Auswertung wird unterhalb der Attribute der Auswertung die Meldung „Im eingestellten Zeitraum exististieren Veranstaltungen ohne Auswertungssets“ angezeigt. Ein Klick auf "erstelle Auswertungssets" liest nun die Statistikdaten aller im vorgegebenen Zeitraum vorhandenen Veranstaltungen ein. Abhängig von der Anzahl an Veranstaltungen kann dies einige Minuten dauern.

Bei mehr als 1.000 Veranstaltungen kann es vorkommen, dass das System die Erstellung von Auswertungssets abbricht. In diesem Fall muss wiederholt auf „erstelle Auswertungssets“ geklickt werden, bis alle Veranstaltungen verarbeitet sind und die Meldung „Im eingestellten Zeitraum existieren Veranstaltungen ohne Auswertungssets“ verschwindet.

4 Auswertungssets prüfen und korrigieren

Ein anschließender Klick auf die Methode „Alle prüfen“ überprüft, ob alle Informationen die für die gewählte Auswertungsart relevant sind, vollständig sind und den Vorgaben der jeweiligen Statistik entsprechen (= plausibel sind).

Alle Auswertungssets werden als Liste angezeigt. Ein Klick auf den Link „Details“, neben dem Titel einer Veranstaltung, öffnet und schließt die Detailansicht, in der Daten kontrolliert und ggf. korrigiert werden können.

Der empfohlene Arbeitsablauf ist, alle nicht plausiblen Auswertungssets nacheinander zu öffnen und die angezeigten Fehler direkt in der Veranstaltung zu korrigieren. Ein anschließender Klick auf „Rohwerte nochmals aus Veranstaltung übernehmen“ (unterhalb der Rohwerte in der rechten Spalte der Detailansicht) liest die Rohwerte neu ein. Ein Klick auf „jetzt prüfen“ überprüft sie nochmals auf ihre Plausibilität.

Wurden viele Veranstaltungen nachbearbeitet, kann der Link „Rohwerte aktualisieren“ oberhalb der Auswertungssets verwendet werden, um alle Daten neu einzulesen.

Achtung: Manuelle Änderungen an den Auswertungssets gehen dadurch verloren, es werden alle Daten aus den Veranstaltungen neu eingelesen und die vorhandenen ersetzt!

Sollte es in Einzelfällen nicht möglich sein, die Änderungen in einer Veranstaltung vorzunehmen, können auch die Rohdaten direkt bearbeitet werden.

Ändern der Teilnehmerzahl oder Veranstaltungsart

Werden Teilnehmerzahl oder Veranstaltungsart nachträglich bearbeitet (z. B. bei einer Veranstaltung mit Abendkasse, bei der keine Anmeldungen vorliegen), muss der Status „anrechenbar“ manuell gesetzt werden.

4.1 Aktiv / nicht aktiv

Auswertungssets, die nicht in die Statistik einfließen, werden bei der Prüfung automatisch auf „nicht aktiv“ gestellt. Eine Begründung für die automatische Deaktivierung wird angezeigt, wenn ein Auswertungsset manuell auf „aktiv“ gestellt wird (z. B. „Keine Teilnehmer vorhanden“).

Eine Veranstaltung wird als „nicht aktiv“ markiert, wenn sie …

nach Erstellung des Auswertungssets ausgefallen ist
keine Termine hat
keine Teilnehmer hat

Abgebrochene Veranstaltungen werden mit ausgewertet, wenn zum Zeitpunkt des Abbruchs Anmeldungen vorlagen.

4.2 Fehlermeldungen

Fehlermeldungen / Hinweise und mögliche Lösungen dazu:

Veranstaltung ausgefallen

Auswertungsset wird automatisch deaktiviert

BAMF Hauptveranstaltung

Auswertungsset wird automatisch deaktiviert

Veranstaltung in Phase Planung

Auswertungsset wird automatisch deaktiviert

Keine Teilnehmer vorhanden

Auswertungsset wird automatisch deaktiviert

Keine Veranstaltungsart vorhanden

Veranstaltungsart pflegen (Veranstaltung und/oder Auswertungsset)

Veranstaltungsart für aktuelle Statistik nicht möglich. Gegen aktuelle Veranstaltungsart austauschen.

Veranstaltungsart pflegen (Veranstaltung und/oder Auswertungsset)

Veranstaltungsziel für aktuelle Statistik nicht möglich. Gegen aktuelles Veranstaltungsziel austauschen.

Veranstaltungsart pflegen (Veranstaltung und/oder Auswertungsset)

Kooperation für aktuelle Statistik nicht möglich. Gegen aktuelle Kooperation austauschen.

Kooperation pflegen (Veranstaltung und/oder Auswertungsset)

Kooperation für aktuelles Fachgebiet nicht möglich. Gegen aktuelle Kooperation austauschen.

Fachgebiet pflegen (Veranstaltung und/oder Auswertungsset)

Rohwerte nicht komplett vorhanden. Auswertungsset löschen und neu erstellen

Auswertungsset löschen und neu erstellen

Weitere Fehlermeldungen / Hinweise und mögliche Lösungen dazu:

Kursnummer fehlt

Titel in der Veranstaltung vergeben

Erster Termin der Veranstaltung liegt außerhalb des Auswertungzeitraums

Auswertungsset deaktivieren

Letzter Termin der Veranstaltung liegt außerhalb des gültigen Zeitraums

Auswertungsset deaktivieren

Veranstaltung hat keinen Starttermin

In der Veranstaltung ein Beginndatum angeben

Veranstaltung hat keinen Endtermin

In der Veranstaltung ein Enddatum angeben

Starttermin und Endtermin sind unterschiedlich. Maximale Anzahl der Tage in der Veranstaltungsart liegt aber bei eins

Veranstaltungsart anpassen

Minimale Anzahl der Veranstaltungstage unterschritten

Veranstaltungsart anpassen

Maximale Anzahl der Veranstaltungstage überschritten

Veranstaltungsart anpassen

Maximale Dauer pro Tag überschritten

Veranstaltungsart anpassen

Doppelstundenanzahl ist zu gering

Veranstaltungsart anpassen

Doppelstundenanzahl ist zu groß

Veranstaltungsart anpassen

Maximale Veranstaltungsdauer überschritten

Veranstaltungsart anpassen

Verweildauer angeben, obwohl Veranstaltungsart keine Verweildauer erlaubt ist

Verweildauer in Rohwerten entfernen

Teilnehmerzahlen der Altersgruppen stimmen nicht mit Gesamtteilnehmerzahl überein

Teilnahmen prüfen

Minimale Teilnehmeranzahl nicht erreicht

Teilnahmen prüfen, ggf. Veranstaltungsart anpassen

Teilnehmerzahlen nach Geschlecht und Alter aufgeteilt ergeben nicht die minimale Teilnehmerzahl

Teilnahmen prüfen

Minimale Anzahl der Übernachtungen unterschritten

Anzahl Übernachtungen in Rohwerten anpassen

Maximale Anzahl der Übernachtungen überschritten

Anzahl Übernachtungen in Rohwerten anpassen

Veranstaltung steht auf "anrechenbar", hat aber nur x statt der geforderten 3 Teilnehmer.

auf nicht anrechenbar umstellen

Veranstaltung steht auf "anrechenbar", hat aber nur x statt der geforderten 3 erwachsenen Teilnehmer.

auf nicht anrechenbar umstellen

Veranstaltung steht auf "anrechenbar", die Veranstaltungsart x ist jedoch nicht anrechenbar

auf nicht anrechenbar umstellen

4.3 Verweildauer in Veranstaltungen

Die Verweildauer muss für Auswertungen des BVV in so genannten „Schlüsselwerten“ hinterlegt werden. Ausgehend von der Verweildauer in Minuten, müssen folgende Werte eingetragen werden:

Dauer	Doppelstunden	Schlüsselwert
15 Minuten	1/6	1
30 Minuten	1/3	2
45 Minuten	1/2	3
60 Minuten	0,6	4
90 Minuten	1	5
120 Minuten	1,3	6
180 Minuten	2	7

Bei Veranstaltungsarten die eine Verweildauer zwingend vorschreiben, wird der Vorgabewert „2“ automatisch vorgegeben. Alle anderen Veranstaltungen erhalten standardmäßig den Wert „0“.

5 Auswertungsdatei erstellen

Sind alle Daten bearbeitet und alle Veranstaltungen die in die Auswertung sollen „aktiv“ und „plausibel“, wird mit einem Klick auf den Link „Datei erstellen“ (oberhalb der Liste mit Auswertungssets) eine Textdatei erstellt, die im Portal des BVV hochgeladen werden kann.

Die erstellte Datei erscheint oberhalb der Auswertungssets unter der Überschrift „Dokumente“. Ein Klick darauf öffnet die Detailansicht mit einem Link zum herunterladen der Datei.

Achtung: Beim Einlesen der Datei im Portal des BVV werden alle vorhandenen Berichtsbögen überschrieben. Um doppelte Arbeit zu vermeiden empfiehlt es sich darum, zuerst den Export einzulesen und erst dann die anderen Angaben einzutragen.

5.1 Vortragende aus Einzelveranstaltungen

Der Report „BVV Vortrangende aus Einzelveranstaltungen“ (Klasse „Veranstaltung“) liefert Informationen, die im Erhebungsbogen, Blatt 1, unter „Vortragende aus Einzelveranstaltungen“ benötigt werden.

5.2 Ermäßigungen – personenbezogen

Der Report „BVV Ermäßigungen – personenbezogen“ (Klasse „Veranstaltung“) liefert Informationen, die im Erhebungsbogen, Blatt 3, unter „Anzahl der personenbezogenen Ermäßigungen“ benötigt werden.