Eigenschaften (Veranstaltungen)

Damit eine Veranstaltung so (s. Grafik) im Internet erscheinen kann, ist einiges an Vorarbeit nötig. Im Folgenden erläutern wir tabellarisch, welche Eigenschaften bei Veranstaltungen gepflegt werden können.

Individuelle Verwendungsmöglichkeiten

Die hier gelisteten Veranstaltungseigenschaften können Sie zur Veranstaltungsplanung, -durchführung und -abrechnung nutzen. Bitte prüfen Sie vor der Verwendung eines neuen Feldes, ob dieses auch an den gewünschten Stellen agiert.
Dies betrifft besonders den Bereich „Texte“. Jeder verwendete Text wird in Ihre individuellen Vorlagen für Internet- und Drucktexte sowie Dokumente integriert, bevor er dort ausgegeben wird. Bitte wenden Sie sich an unseren Support, falls Sie Hilfe bei entsprechenden Anpassungen benötigen.

Eigenschaft	Bedeutung	relevant für...	Publikation
Nummer	Die Nummer der Veranstaltung kann beliebig aufgebaut sein (keine Einschränkungen).	Kursfindung, Programmplanung, Identifizierung des Kurses	Internet, Druck, Dokumente, Nachrichten
Vorspann	Steht in der Regel über dem Titel. Beispiel: "AOK-Kurs"	Zusatzinformation	Internet, Druck, Dokumente
Titel	Der Name der Veranstaltung. Der Titel ist auch Teil der URL (Internetadresse) zu dieser Veranstaltung. Beispiel: "Yoga am Morgen", "Englisch B1 für Fortgeschrittene"	Kursfindung, Programmplanung, Identifizierung des Kurses, Werbezwecke	Internet, Druck, Dokumente, Nachrichten
Untertitel	Steht unter dem Titel. Beispiel: "frisch und entspannt in den Tag"	Zusatzinformation	Internet, Druck, Dokumente, Nachrichten
Arbeitstitel	Interner Titel für die Veranstaltung. Der Arbeitstitel wird im internen Verwaltungssystem immer anstatt des Titels angezeigt. Beispiel: Englisch B1 FG_Fair Way.	Unterstützung der Übersicht	möglich
Status	Beschreibt, in welchem Status sich die Veranstaltung gerade befindet. Beispiel: Planung oder Durchführung	Programmplanung, Abrechnungsvorgänge, Veröffentlichung	möglich
Grund des Ausfalls	Freitextfeld zur Information
ausgefallen	Hier kann eine Veranstaltung abgesagt werden. Alle Preise und Honorare werden "nicht aktiv" gesetzt.	Statistik, Publikation	Internet
neu	Über das Feld wird bestimmt, ob eine Veranstaltung in den Publikationsmedien als neu deklariert wird.	Publikation	Internet, Druck
laut	Ist eine Veranstaltung überdurchschnittlich laut wie z.B. durch die Musik in einem Tanzkurs, dann kann dies hier vermerkt werden.	Publikation	Internet, Druck, MID
Art	Dies ist ein Freitextfeld, das beliebig genutzt werden kann. Beispiel: Kurs, Reise, EDV	Suche	Für interne Nutzung
Programm- kennung	Wenn die Veranstaltung einem Programm zugeordnet wurde, das als Hauptprogramm markiert ist, enthält dieses Feld die Kennung des Programms.	Zuordnung der Veranstaltung, Semesterkennung	Für interne Nutzung
Hinweis	Hier kann ein interner Hinweis zur aktuellen Veranstaltung hinterlegt werden. Beispiel: E-Mail-Adresse abfragen; Achtung, Kurstermin geändert!	Der Hinweis wird intern in allen Veranstaltungslisten mit angezeigt	Für interne Nutzung
Warnhinweis	Hier kann ein interner Warnhinweis zu einer Veranstaltung hinterlegt werden.	Es erscheint hinter dem Titel das Wort "Achtung" in rot	Für interne Nutzung
Verantwortlicher	Hier kann eingetragen werden, welcher Mitarbeiter für die aktuelle Veranstaltung verantwortlich ist.	Auswertung der Statistik, interne Zwecke	Internet, intern
Niveau	Hier können Kompetenz- bzw. Anforderungsstufen, wie z.B. die des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachkurse hinterlegt werden.	Suche	möglich
Intensität	Hier kann der Grad hinterlegt werden, mit welchem der Inhalt einer Veranstaltung vermittelt wird, z.B. Intensiv, Express,...	Suche	möglich
Schwierigkeitsgrad	Hier kann eine Skalierung für den Schwierigkeitsgrad hinterlegt werden, wie z.B. leicht, mittel, anspruchsvoll. Sollte ein Niveau ausgewählt werden, bei dem auch der Schwierigkeitsgrad hinterlegt ist, wird dieser automatisch übernommen.	Suche	möglich

Teilnehmer

Eigenschaft	Bedeutung	relevant für...	Publikation
aktuelle Teilnehmerzahl	Zeigt die aktuelle Teilnehmerzahl an. Das Feld wird automatisch bei An- und Abmeldungen sowie Veränderungen der Basisbelegung aktualisiert, wenn die Einstellung "automatisch berechnen: ja" getätigt wurde.	Belegung der Veranstaltung, Belegungsstatus (z.B. Ampel im Internetauftritt)	Internet
freie Plätze	Hier finden Sie die Anzahl freier Plätze. Sie ergibt sich aus der maximalen Teilnehmerzahl abzüglich bestehender Anmeldungen und Basisbelegung.	Planung
automatisch berechnen:	Bestimmt, ob die aktuelle Teilnehmerzahl automatisch berechnet oder manuell eingetragen wird.	Vorträge ohne Anmeldungen, Veranstaltungsbelegung
minimale Teilnehmerzahl	Hier wird die minimale Kursteilnehmerzahl hinterlegt.	Planung, Durchführung	möglich
maximale Teilnehmerzahl	Hier wird die maximale Veranstaltungsteilnehmerzahl hinterlegt.	Planung, Durchführung	möglich
Basisbelegung	Über das Feld können Veranstaltungsplätze belegt werden, ohne eine Anmeldung zu erstellen.	Kooperationen, Stammplatzreservierungen
Anzahl Wartelisteneinträge	Zeigt an, wie viele der vorhandenen Anmeldungen aktuell den Status "Warteliste" haben.	Planung (Zusatzveranstaltungen, Raumänderung), Nachbelegung bei Stornierungen
Interessenten	Zeigt an, wie viele der vorhandenen Anmeldungen aktuell den Status "Interessent" haben.
Platzreservierung	Zeigt an, wie viele der vorhandenen Anmeldungen aktuell den Status "Platzreservierung" haben.
abgebrochene Anmeldungen	Hier wird die Anzahl aller Anmeldungen mit dem Status "abgebrochen durch..." angezeigt.	Statistik
stornierte Anmeldungen	Hier wird die Anzahl aller Anmeldungen mit dem Status "storniert durch..." angezeigt.	Statistik
Teilnehmer männlich	Anzahl der männlichen Teilnehmer, automatisch generiert aus der Anrede im jeweiligen Teilnehmerkontakt der Anmeldung.	Statistik
Teilnehmer weiblich	Anzahl der weiblichen Teilnehmer, generiert aus der Anrede im jeweiligen Teilnehmerkontakt der Anmeldung.	Statistik
Anzahl Kinder	Stellt dar, wie viele Kinder an der Veranstaltung teilgenommen haben, muss händisch eingetragen werden.	nur für Dokumentation, interne Auswertung	Statistik
Belegung in Prozent	Zeigt an, wie viele Plätze im Verhältnis zur Maximalteilnehmerzahl bereits belegt sind. Ab 75% wird im Webauftritt angezeigt, wie viele freie Restplätze noch vorhanden sind.	Belegungsampel im Internet, interne Statistik	Internet

Texte

Eigenschaft	Bedeutung	relevant für...	Publikation
Beschreibung	Hier können beliebig viele Texte zur Kursbeschreibung hinterlegt werden. Pro Text kann festgelegt werden, ob er im Internet und/oder Druck veröffentlicht wird.	Informationen zur Veranstaltung	Internet, Druck
Pressetext	Hier können Texte für die Presse hinterlegt werden.
Information	Hier können weitere Informationen zur Veranstaltung hinterlegt werden. Beispiel: "Bitte wetterfeste Kleidung mitbringen!"	Zusatzinformationen	Internet, Druck
Termininfo	Hier können Termininformationen hinterlegt werden. Beispiel: "Kein Unterricht am 24.12.2014"; "Achtung, Kurstermine geändert!"	Zusatzinformationen, aktuelle Änderungen	möglich
Teilnehmerinfo	Hier können Texte hinterlegt werden, die nur an Teilnehmer gerichtet sind, also nur bei einer bestehenden Anmeldung sichtbar sind. Beispiel: Eine Veranstaltung findet bei einer Kursleiterin privat statt und die Adresse soll nicht veröffentlicht werden; das Material, das in einem Kurs benötigt wird, ...	Dokumente (Anmeldebestätigung, Kursinfo vorab), kann im Internetauftritt bei der entsprechenden Veranstaltung angezeigt werden (nach Login).	für Teilnehmer(-dokumente) möglich
Bescheinigungstext	Hier können Texte für z.B. Teilnehmerzertifikate hinterlegt werden.	Dokumente	Druck
Honorarkraftinfo	Hier können beliebig viele Texte für Kursleiter hinterlegt werden.	Dokumente (Teilnehmerliste), Honorarvertrag; kann im Internetauftritt bei der entsprechenden Veranstaltung angezeigt werden (nach Login).	für Honorarkraft(-dokumente) möglich
interne Bemerkung	Hier können interne Informationen zu der jeweiligen Veranstaltung hinterlegt werden, die über mehrere Semester gültig sind. Beispiel: "Immer die Küche mitreservieren!"	Interne Dokumentation	nicht publizierbar; kann je nach Berechtigung nur für bestimmte Systemnutzer sichtbar sein.
Info für Raumverantwortlichen	Hier können Texte für den Raumverantwortlichen hinterlegt werden. Beispiel: "Es werden Beamer und Flipchart benötigt."	Veranstaltungsplanung und Raumvorbereitung	möglich, z.B. auf Listen für den Hausmeister
Schlagwörter	Hier können Synonyme, Überbegriffe, oder andere Schreibweisen für den Veranstaltungstitel hinterlegt werden, die bei Suchleisten einbezogen werden sollen. Beispiele: "Töpferabend": Töpfern, Keramikkurse; "Fit in den Tag": Yoga, Entspannungskurse; "Tastschreiben": EDV, PC, Tastaturschreiben, Zehnfingersystem; "Qi Gong": Chi Gong, Entspannungskurse	Suchergebnisse im Internet (Suchmaschinen und eigene Website), Suche im Verwaltungssystem	werden nicht publiziert, wirken sich aber auf Suchergebnisse aus

Alle Texte werden beim Kopieren einer Veranstaltung ebenfalls kopiert.

Anmeldung

Eigenschaft	Bedeutung	relevant für...	Publikation
Anmeldung intern möglich	Diese Einstellung bewirkt, dass Mitarbeiter keine Anmeldungen zur Veranstaltung vornehmen können. Es wird stattdessen bei einem Anmeldeversuch angezeigt, dass die Einstellung getroffen wurde. Beispiel: Anmeldungen sind ausschließlich beim Kursleiter zu tätigen oder nur über die Abendkasse möglich.	Anmeldung im Internetauftritt	nur intern
Anmeldung über Internetauftritt möglich	Hier kann hinterlegt werden, dass im Internetauftritt keine Online-Anmeldung zur aktuellen Veranstaltung möglich ist. Bei "nein" wird im Internetauftritt keine Anmeldeoption eingeblendet. Stattdessen kann die Info zur Anmeldung eingeblendet werden.	Internetauftritt
Info zu Anmeldung	Hier kann ein Text hinterlegt werden, der eine Zusatzinformation zur Anmeldung beinhaltet. Ist z.B. keine Internetanmeldung möglich, kann dem Nutzer stattdessen dieser Text eingeblendet werden.	Internetauftritt
Anmeldeschluss	Hier kann ein Datum für den Anmeldeschluss hinterlegt werden (z.B. bei Reisen).	Internetauftritt
Anmeldebeginn	Anmeldebeginn in x Tagen vor dem Veranstaltungsbeginn. Kann derzeit nur in Tagen ausgegeben werden, nicht als Datum.	Internetauftritt
Anmeldeschluss vor Veranstaltungsbeginn	Anmeldeschluss in x Tagen vor dem Veranstaltungsbeginn. Alternativ kann das Feld "Anmeldeschluss" (Eingabe eines Datums) verwendet werden. Eine Eingabe der Tage empfiehlt sich, wenn Sie beabsichtigen, die Veranstaltung mehrere Semester lang durchzuführen und die Kursdaten kopieren möchten. Beispiel: "Bücherbestellung vorab erforderlich".	Internetauftritt
Anmeldeschluss nach Veranstaltungsbeginn	Anmeldeschluss in x Tagen nach dem Veranstaltungsbeginn; Die Anmeldemöglichkeit im Internet nach Veranstaltungsbeginn kann auch allgemein durch einen Alternativtext ersetzt werden, z.B.: Die Veranstaltung hat bereits begonnen. Bitte wenden Sie sich bei Interesse an einem späteren Einstieg an Ihre vhs. Bitte wenden Sie sich bei Interesse an den Support.	Internetauftritt
Mitteilungsfeld	Bestimmt, ob der Benutzer beim Anmelden über die Internetseite die Möglichkeit hat, eine Nachricht an seine Anmeldung anzuhängen.	Internetauftritt
Titel des Mitteilungsfeldes	Erscheint über dem Feld, in dem der Benutzer eine Mitteilung hinterlassen kann.	Internetauftritt
Mitteilungsfeld ist Pflichtfeld	Bestimmt, ob der Benutzer bei einer Internetanmeldung einen Wert in das Mitteilungsfeld schreiben muss. Beispiel: Bitte geben Sie Ihre gewünschte Platzkategorie im Theater an; bitte teilen Sie uns Ihr Geburtsdatum für die Ausstellung eines gültigen Zertifikats mit.	Internetauftritt

Internetauftritt

Eigenschaft	Bedeutung	relevant für...	Publikation
publizierbar	Bestimmt, ob die aktuelle Veranstaltung publiziert werden kann (Globalschalter).	Internet, Druck	keine bei "nein"
Ampel	Über dieses Feld kann die Anzeige der Belegung ein- oder ausgeblendet werden.	Belegung	Internet
Ampeltyp	Bestimmt die Anzeigeart des Belegungsstatus. Dieser kann auf zwei Arten angezeigt werden: Ampel - es wird ein grüner, oranger oder roter Punkt angezeigt (frei, bereits 75% belegt, voll). Fortschrittsanzeige - es wird ein der Belegung entsprechender Anteil von Balken farbig angezeigt. Ab 75% wird im Internetauftritt angezeigt, wie viele freie Restplätze noch vorhanden sind.	Belegung	Internet
Last Minute Veranstaltung	Markiert die aktuelle Veranstaltung als "Last-Minute-Veranstaltung". Sind entsprechende Vermerke, Reports oder Internetapplikatioen voreingestellt, so wird die Veranstaltung entsprechend angezeigt, z.B. in einem Kasten auf der Webseite mit der Überschrift "Last-Minute-Veranstaltungen".	Kursbewerbung	Internet
Bild	Hier kann eine einzelne Bilddatei eingefügt werden, deren Inhalt neben dem Veranstaltungstext im Internet angezeigt wird.	multimediales Gestaltungsobjekt	Internet

Druck

Eigenschaft	Bedeutung	relevant für...	Publikation
publizierbar	Bestimmt, ob die aktuelle Veranstaltung publiziert werden kann.	Druck	keine bei "nein"
Druckinformation	In dem Feld können Informationen zum Drucklayout hinterlegt werden. Beispiel: Signalwort für ein einzufügendes Logo	Programmlayout	Programm Druckfahne

Finanzen

Eigenschaft	Bedeutung	relevant für...
Zahlungsart	Über das Feld wird die Zahlungsweise vorgegeben, z.B. Lastschrift.	Transaktionen
Abrechnungsdatum	Eine Veranstaltung soll zu einem bestimmten Termin abgerechnet werden (kein Automatismus).	Buchhaltung
abrechnen	Diese Eigenschaft kann genutzt werden, um die Abrechnung von Veranstaltungen zu steuern.	Buchhaltung
Betrag Einnahmen	Finanzübersicht zu den bisherigen Einnahmen der Veranstaltung. Der Wert entspricht dem, der detailliert in der Applikation "Einnahmen/Ausgaben" abrufbar ist.	Buchhaltung/ Statistik intern
Betrag Ausgaben	Finanzübersicht zu den bisherigen Ausgaben der Veranstaltung. Der Wert entspricht dem, der detailliert in der Applikation "Einnahmen/Ausgaben" abrufbar ist.	Buchhaltung/ Statistik intern
Betrag Saldo	Finanzübersicht zur Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben.	Buchhaltung/ Statistik intern

Planung

Eigenschaft	Bedeutung	relevant für...
geplante Einnahmen	Finanzübersicht zu den geplanten Einnahmen (berechnet anhand von Mindestteilnehmerzahl, Veranstaltungspreisen sowie sonstigen Einnahmen)	Kursplanung und -kalkulation
geplante Ausgaben	Finanzübersicht zu den geplanten Ausgaben (berechnet anhand von Honoraren und sonstigen Ausgaben)	Kursplanung und -kalkulation
Plansaldo	Finanzübersicht zur geplanten Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben	Kursplanung und -kalkulation

Buchhaltung

Eigenschaft	Bedeutung	relevant für...	Publikation
Kostenträger	Zuweisung zu einem Kostenträger. Dieser muss bereits im System hinterlegt sein oder neu erstellt werden.	Buchhaltung
Kostenstelle	Zuweisung zu einer Kostenstelle. Diese muss bereits im System hinterlegt sein oder neu erstellt werden.	Buchhaltung

abgerechnete Finanzen

Eigenschaft	Bedeutung	relevant für...
abgerechnete Einnahmen	Aktueller Wert aller zum jetzigen Zeitpunkt abgerechneten Einnahmen	Kurskalkulation
abgerechnete Ausgaben	Aktueller Wert aller zum jetzigen Zeitpunkt abgerechneten Ausgaben	Kurskalkulation
abgerechneter Saldo	Aktueller Wert aller zum jetzigen Zeitpunkt abgerechneten Saldo	Kurskalkulation

Statistik

Eigenschaft	Bedeutung	relevant für...
anrechenbar	Bestimmt, ob eine Veranstaltung in die Statistik einfließt. Beispiel: Kurse für Kinder; anrechenbare Kurse werden in der Statistikvorbereitung nochmals überprüft.	Statistik
Programmbereich, Fachgebiet, Veranstaltungsart, Veranstaltungsziel, Zielgruppe, Kooperation	Diese Eigenschaften speichern Werte, die für die statistische Auswertung der Veranstaltungen von Bedeutung sind. Je nach Bundesland werden hier unterschiedliche Werte zur Auswahl gestellt.	Statistik
Auftrag	Bestimmt, ob eine Veranstaltung eine Auftragsmaßnahme ist. Ist dies der Fall, wird die jeweilige Veranstaltung in der Regel nicht beworben/publiziert.	Statistik

Sonstiges

Eigenschaft	Bedeutung	relevant für...	Publikation
Punkte	Hinterlegen Sie hier die Punkte, die ein Veranstaltungsteilnehmer gutgeschrieben bekommen soll, wenn er an dieser Veranstaltung teilnimmt. Beispiel: Eine Veranstaltung wird mit 5 Punkten bewertet. Kunden können sich z.B. ein Punkte-Kontingent ansparen, um damit andere Veranstaltungen zu buchen.
Veranstaltung	Hier kann eine Veranstaltung ausgewählt werden, mit der die aktuelle Veranstaltung verknüpft werden soll.
geprüft	Bestimmt, ob die aktuelle Veranstaltung bereits validiert wurde.
geprüft am	speichert das Datum, wann die Veranstaltung als "geprüft" markiert wurde
geprüft von	speichert, von wem die Eigenschaft "geprüft" auf "ja" gesetzt wurde.
Künstlersozialabgabe	Hier wird hinterlegt, ob die Veranstaltung künstlersozialabgabepflichtig ist.	jährliche Meldung	Dokumente, Reports