Bildungsportale (Schnittstellen)

Nutzen Sie verschiedene Schnittstellen um Ihre Veranstaltungsdaten zum gewünschten Portal exportieren zu können. Hier werden die gängigsten Portale unterstützt. Spezielle Exporte für die Ansteuerung kommunenspezifischer Portale/CMS-Systeme können entwickelt werden.
Von der Startseite aus gelangen Sie über das Objekt „Schnittstellen“ zu der gewünschten Schnittstelle.

Schnittstelle zu meine-vhs (meine-vhs.de)
Wird über die genannte Schnittstelle ein Kursexport entsprechend der unten genannten Kurzbeschreibung durchgeführt, werden die gewählten Veranstaltungen für den Import beim Portal aufbereitet und in einer Exportdatei zusammengefasst.

Da uns nach Ihrer Beantragung einer Mitgliedschaft bei meine-vhs eine Zugangskennung Ihrer vhs von meine-vhs zugeschickt wird, funktioniert der Upload/Import automatisch. So müssen Sie die generierte Exportdatei nicht zusätzlich an meine-vhs.de per E-Mail schicken.

Alternativ ist auch eine Vollautomatisierung des Export möglich. Hinterlegen Sie hierfür bei den Eigenschaften „Benutzername“ und „Passwort“ die von meine-vhs.de erhaltenen Zugangsdaten. Geben Sie als Webasresse die URL „http://upload.meine-vhs.de“ an. Bei der Eigenschaft „Report“ hinterlegen Sie einen entsprechenden Report (z.B.: „Kursliste für meine-vhs.de“), der die Kurse beinhaltet die automatisch exportiert werden sollen. Mit der Eigenschaft „Intervall“ können Sie eine „stündliche“, „tägliche“ oder „wöchentliche“ Aktualisierung einstellen.

Schnittstelle zum Bildungsportal Allgäu (bildung-allgaeu.de)
Wird über die genannte Schnittstelle ein Kursexport entsprechend der unten genannten Kurzbeschreibung durchgeführt, werden die gewählten Veranstaltungen für den Import beim Portal aufbereitet und in einer Exportdatei zusammengefasst.

Loggen Sie sich im Portal http://www.bildung-allgaeu.de/ ein und importieren Sie die zuvor generierte Exportdatei. Auch kann hier ein halbautomatischer Upload per FTP konfiguriert werden.

Alternativ ist auch eine Vollautomatisierung des Export möglich. Hierfür muss in diesem Portal ein FTP angegeben werden, von dem die Kursdaten automatisiert abgeholt und eingelesen werden. Um die auf diesen FTP liegende Kursdatei regelmäßig zu aktualisieren, geben Sie bitte in der Schnittstelle bei den Eigenschaften „Benutzer“, „Passwort“ und „Webadresse“ die zugehörigen Zugangsdaten und den Host zum FTP ein. Hinterlegen Sie zusätzlich einen entsprechenden Report (z.B.: „Kursliste für meine-vhs.de“), der diejenigen Kurse beinhaltet, die automatisch exportiert werden sollen. Mit der Eigenschaft „Intervall“ können Sie eine „stündliche“, „tägliche“ oder „wöchentliche“ Aktualisierung einstellen.

Schnittstelle zum Bildungsportal Bayern (bildungsportal-bayern.de)
Wird über die genannte Schnittstelle ein Kursexport entsprechend der unten genannten Kurzbeschreibung durchgeführt, werden die gewählten Veranstaltungen für den Import beim Portal aufbereitet und in einer Exportdatei zusammengefasst.

Lassen Sie diese Exportdatei dem Portalverantwortlichen unter http://bildungsportal-bayern.info zukommen.

Alternativ ist auch eine Vollautomatisierung des Export möglich. Hierfür muss in diesem Portal ein FTP angegeben werden, von dem die Kursdaten automatisiert abgeholt und eingelesen werden. Um die auf diesen FTP liegende Kursdatei regelmäßig zu aktualisieren, geben Sie bitte in der Schnittstelle bei den Eigenschaften „Benutzer“, „Passwort“ und „Webadresse“ die zugehörigen Zugangsdaten und den Host zum FTP ein. Hinterlegen Sie zusätzlich einen entsprechenden Report (z.B.: „Kursliste für meine-vhs.de“), der diejenigen Kurse beinhaltet, die automatisch exportiert werden sollen. Mit der Eigenschaft „Intervall“ können Sie eine „stündliche“, „tägliche“ oder „wöchentliche“ Aktualisierung einstellen.

Schnittstelle zum Sprachprüfungsserver des BVV (sprachpruefungen.bvv)
(Übertragen von Sprachprüfungsdaten an das InfoSystem des BVV)

Wird über die genannte Schnittstelle ein Kursexport entsprechend der unten genannten Kurzbeschreibung durchgeführt, werden die gewählten Veranstaltungen für den Import beim Portal aufbereitet und in einer Exportdatei zusammengefasst.

Lassen Sie die generierte Exportdatei dem Bayerischen Volkshochschulverband zukommen, um Ihre exportierten Sprachprüfungen auf dem Sprachprüfungsserver zu publizieren.

Alternativ ist auch eine Vollautomatisierung des Export möglich. Hierfür muss in diesem Portal ein FTP angegeben werden, von dem die Kursdaten automatisiert abgeholt und eingelesen werden. Um die auf diesen FTP liegende Kursdatei regelmäßig zu aktualisieren, geben Sie bitte in der Schnittstelle bei den Eigenschaften „Benutzer“, „Passwort“ und „Webadresse“ die zugehörigen Zugangsdaten und den Host zum FTP ein. Hinterlegen Sie zusätzlich einen entsprechenden Report (z.B.: „Kursliste für meine-vhs.de“), der diejenigen Kurse beinhaltet, die automatisch exportiert werden sollen. Mit der Eigenschaft „Intervall“ können Sie eine „stündliche“, „tägliche“ oder „wöchentliche“ Aktualisierung einstellen.

Schnittstelle zum Übertragen vom Kursleiterdaten an den BVV  (kursleiterdaten.bvv)
(Übertragen von Kursleiterdaten an das InfoSystem des BVV)

Wird zur genannten Schnittstelle ein Kursleiter/Honorarkraft-Export entsprechend der unten genannten Kurzbeschreibung durchgeführt, werden die gewählten Kontakte/Honorarkräfte für den Import beim InfoSystem des BVV aufbereitet und in einer Exportdatei zusammengefasst.

Pflegen Sie die generierte Exportdatei auf dem Onlineportal/Infosystem des Bayerischen Volkshochschulverband auf www.vhs-bayern.de ein.

Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um einen Export von Kursleiter/Honorarkräften handelt. Wählen Sie im unteren Exportbeispiel nicht das Objekt "Veranstaltung" sondern das Objekt "Kontakt>Honorarkraft" und wählen einen entsprechenden Report aus, um Honorarkräfte zu listen. (Als Vorlage dient hierzu der Report: "Honorarkräfte mit Honorarverträgen für das aktuelle Programm (Semester)")

Alternativ ist auch eine Vollautomatisierung des Export möglich. Hierfür muss in diesem Portal ein FTP angegeben werden, von dem die Kursdaten automatisiert abgeholt und eingelesen werden. Um die auf diesen FTP liegende Kursdatei regelmäßig zu aktualisieren, geben Sie bitte in der Schnittstelle bei den Eigenschaften „Benutzer“, „Passwort“ und „Webadresse“ die zugehörigen Zugangsdaten und den Host zum FTP ein. Hinterlegen Sie zusätzlich einen entsprechenden Report (z.B.: „Kursliste für meine-vhs.de“), der diejenigen Kurse beinhaltet, die automatisch exportiert werden sollen. Mit der Eigenschaft „Intervall“ können Sie eine „stündliche“, „tägliche“ oder „wöchentliche“ Aktualisierung einstellen.

Schnittstelle zum Fortbildungsportal BW (fortbildung-bw.de)
Wird über die genannte Schnittstelle ein Kursexport entsprechend der unten genannten Kurzbeschreibung durchgeführt, werden die gewählten Veranstaltungen für den Import beim Portal aufbereitet und in einer Exportdatei zusammengefasst.

Um die Auflistung mittels Report der betreffenden Veranstaltungen zu erleichtern, kann zu jedem Kurs eine Eigenschaft (z. B. „WebFIFO Ja“) gesetzt werden.
Der Report ist so zu gestalten, dass er alle Kurse aufzählt, bei der diese Eigenschaft auf „Ja“ steht.
Des Weiteren kann jeder Kurs mit einer von KursML definierten Rubrik versehen werden. Ein Zuweisen ist nicht zwingend nötig, erleichtert aber später dem Suchenden im Portal den richtigen Kurs für sich zu finden.


Die am Ende erstellte Datei muss bei http://www.fortbildung-bw.de/ hochgeladen werden.
Melden Sie sich hierzu am Portal an, gehen zu Kursanbieter > Kursdaten und starten das WebFIFO online.

Alternativ ist auch eine Vollautomatisierung des Export möglich. Hierfür muss in diesem Portal ein FTP angegeben werden, von dem die Kursdaten automatisiert abgeholt und eingelesen werden. Um die auf diesen FTP liegende Kursdatei regelmäßig zu aktualisieren, geben Sie bitte in der Schnittstelle bei den Eigenschaften „Benutzer“, „Passwort“ und „Webadresse“ die zugehörigen Zugangsdaten und den Host zum FTP ein. Hinterlegen Sie zusätzlich einen entsprechenden Report (z.B.: „Kursliste für meine-vhs.de“), der diejenigen Kurse beinhaltet, die automatisch exportiert werden sollen. Mit der Eigenschaft „Intervall“ können Sie eine „stündliche“, „tägliche“ oder „wöchentliche“ Aktualisierung einstellen.

Veranstaltungskalender Rottenburg
Wird über die genannte Schnittstelle ein Kursexport entsprechend der unten genannten Kurzbeschreibung durchgeführt, werden die gewählten Veranstaltungen für den Import beim Portal aufbereitet und in einer Exportdatei zusammengefasst.

Lassen Sie die generierte Exportdatei dem Administrator des Content-Management-Systems „Veranstaltungskalender Rottenburg“ zukommen um Ihre exportierten Veranstaltungen dort zu publizieren.

Weiterbildungsportal Rheinland-Pfalz (weiterbildungsportal.rlp.de)
Wird über die genannte Schnittstelle ein Kursexport entsprechend der unten genannten Kurzbeschreibung durchgeführt, werden die gewählten Veranstaltungen für den Import beim Portal aufbereitet und in einer Exportdatei zusammengefasst.

Lassen Sie die generierte Exportdatei dem Portalanbieter zukommen um Ihre exportierten Veranstaltungen dort zu publizieren.

DEfTIS (DIN PAS 1045)
Wird über die genannte Schnittstelle ein Kursexport entsprechend der unten genannten Kurzbeschreibung durchgeführt, werden die gewählten Veranstaltungen für den Import beim Portal aufbereitet und in einer Exportdatei zusammengefasst.

Lesen Sie die generierte Exportdatei in Ihr Verwaltungssystem ein, welches einen Import per DEfTIS (DIN PAS 1045) unterstützt.

Alternativ ist auch eine Vollautomatisierung des Export möglich. Hierfür muss in diesem Portal ein FTP angegeben werden, von dem die Kursdaten automatisiert abgeholt und eingelesen werden. Um die auf diesen FTP liegende Kursdatei regelmäßig zu aktualisieren, geben Sie bitte in der Schnittstelle bei den Eigenschaften „Benutzer“, „Passwort“ und „Webadresse“ die zugehörigen Zugangsdaten und den Host zum FTP ein. Hinterlegen Sie zusätzlich einen entsprechenden Report (z.B.: „Kursliste für meine-vhs.de“), der diejenigen Kurse beinhaltet, die automatisch exportiert werden sollen. Mit der Eigenschaft „Intervall“ können Sie eine „stündliche“, „tägliche“ oder „wöchentliche“ Aktualisierung einstellen.

Schnittstelle zu KursNET (Kursnet)
Wird über die genannte Schnittstelle ein Kursexport entsprechend der unten genannten Kurzbeschreibung durchgeführt, werden die gewählten Veranstaltungen für den Import beim Portal (https://www.kursnet-online.arbeitsagentur.de/) aufbereitet und in einer Exportdatei zusammengefasst.

Nähere Informationen zum XML-Upload finden Sie unter:
http://kursnet-finden.arbeitsagentur.de/kurs/portal/bildungsanbieter/xmlUpload.do

Die hochgeladenen Bildungsangebote werden erst über Nacht in das EDV-System von KURSNET eingelesen.
Danach werden die Bildungsangebote einer Kontrolle zur Qualitätssicherung unterzogen, bevor diese in KURSNET selbst angeboten werden können.
Anschließend wird dem Haupt-Ansprechpartner (angegeben in KURSNET) ein Protokoll per E-Mail geschickt, welches Sie über in KURSNET hinzugefügte Angebote (auch über abgelehnte Angebote) informiert.
Beachten Sie hierzu das Redaktionshandbuch von KURSNET.

Das KURSNET-Redaktionshandbuch finden Sie unter:
http://kursnet-finden.arbeitsagentur.de/kurs/portal/bw_bildungsanbieter/pdf/redaktionshandbuch_3_14_0.pdf

Bevor Sie exportieren
Bevor Sie Veranstaltungen zu Bildungsportalen exportieren, stellen Sie bitte sicher, dass keine Microsoft-Formatierungen in Kurstexten vorkommen. Texte mit Microsoft-Formatierungen werden vom Zielportal nicht korrekt ausgegeben.

Zeit bis zur Veröffentlichung
Bis die Veranstaltung Ihrer Organisation bei „KURSNET - Bildung einfach anbieten“ veröffentlicht werden, bedarf es i.d.R. einer Bearbeitungszeit von 2-3 Werktagen.
Einrichten einer KursNET-Schnittstelle
Zuerst wechseln Sie in das Objekt „Schnittstellen“. Dieses finden Sie auf der „Startseite“ in der Spalte „Kommunikation“. Danach den Link „Schnittstelle erstellen“ anklicken und…
die „Vorlage: Kursnet (Bildungsportal)“ auswählen.
Nun müssen folgende fünf Einstellungen in der Applikation „Einstellungen“ durch Anklicken hinzugefügt werden:
  • Vorlage:  "Anbietername" Schnittstelle » Anbietername
  • Vorlage:  "Ansprechpartner" Schnittstelle » Ansprechpartner
  • Vorlage:  "Anbieternummer" Schnittstelle » Anbieternummer
  • Vorlage:  "Katalognummer" Schnittstelle » Katalognummer
  • Vorlage:  "Katalogversion" Schnittstelle » Katalogversion

Die Einträge für die Einstellungen „Katalognummer“ („88897-1335424270182“) und „Katalogversion“ („Vers_KURSNET“) können folgender Abbildung entnommen werden.
Die Einträge für die Einstellungen „Anbietername“, „Ansprechpartner“ und „Anbieternummer“ können Sie nach Ihrem Login bei KursNET entnehmen.
Bei Veranstaltungen folgender Kursarten muss die Datenstruktur „KURSNET“ in der Applikation „Zusatzdaten“ nicht gepflegt werden:

  • Allgemeiner Integrationskurs
  • Jugendintegrationskurs
  • Integrationskurs mit Alphabetisierung
  • Elternintegrationskurs
  • Frauenintegrationskurs
  • Förderkurs
  • Intensivkurs
  • Allgemeine und branchenspezifische berufsbezogenen Sprachförderung (ESF-BAMF)

Diese Daten werden bei der Übertragen von der Schnittstelle abhängig von der Kursart zwar automatisch mitgesendet, jedoch nicht in der Datenstruktur „KURSNET“ eingetragen. Die Eigenschaftsfelder sind daher auch nach der Übertragung leer.

Zusatzdaten für Kursnet bei Veranstaltungen

Bei Veranstaltungen, die nicht einer der o.g. Kursarten zugewiesen werden können und zu KURSNET übertragen werden sollen, muss die Datenstruktur „KURSNET“ in der Applikation „Zusatzdaten“ ausgefüllt werden.
-Hierzu muss die Datenstruktur „KURSNET“ in die Applikation „Zusatzdaten“ importiert werden. Wenden Sie sich hierfür bitte an den Support.-

Sprach-/Integrationskursen von BAMF an KURSNET übertragen
Die bei Sprach-/Integrationskursen von BAMF geforderten zusätzlichen Felder können in Ihrem cmxOrganize gepflegt und an KURSNET übertragen werden. Tragen Sie hierzu die von BAMF für Sprach-/Integrationskurse geforderten zusätzlichen Informationen in der entsprechenden Eigenschaft der Datenstruktur "KURSNET" in der Applikation "Zusatzdaten" ein.

Nebst anderen Eigenschaften ist auch die "KURSNET Systematik" zuzuordnen. Diese dient der thematischen Zuordnung der Veranstaltungen und somit der besseren Einordnung der Kurse in der KURSNETsuche. Diese Eigenschaft muss bei Sprach-/Integrationskursen entsprechend Punkt 3.2 des Rundschreibens angelegt werden. Es muss nur der Schlüssel der Kurssystematik (z.B. MB 01 bis MB 07 für Integrationskurse oder ME für ESF-BAMF-Kurse) eingetragen werden. Eine aktuelle Liste der KURSNET-Kurssystematik erhalten Sie im Downloadbereich von KURSNET unter: http://kursnet-finden.arbeitsagentur.de/kurs/portal/bildungsanbieter/xmlUpload/downloadbereich.do

In cmxOrganize werden in der Datenstruktur "KURSNET" der Applikation "Zusatzdaten" Umlaute der Werte in den DropDown-Menüs der Eigenschaften "Bildungsart", "Schulart" und "Zertifizierungsstatus" noch nicht korrekt ausgegeben. Dies hat keine Relevanz auf den Upload der Datei ins KURSNET-Portal und wird durch ein kommendes Update behoben. In der Exportdatei werden die Umlaute korrekt an KURSNET übertragen.
Nun ist alles für eine Übetragung vorbereitet und eine Exportdatei kann erstellt werden. Hierzu wechseln Sie in einen Report des Objekts „Veranstaltungen“ z.B. in den Report „Veranstaltungen in Durchführung“. Jetzt markieren Sie die zu exportierenden Veranstaltungen und klicken „Optionen“ => „Export“ => („als Datei“ =>) „Schnittstellen“ => „Kursnet“ => „nur markierte exportieren“ oder „alle exportieren“ an.
Nach dem letzten Klick werden Sie automatisch zur Schnittstelle weitergeleitet. Sollte dies nicht passieren, ist Ihr PopUp-Blocker aktiv und muss das PopUp zulassen. Auf der Detailansicht der Schnittstelle wurde die Exportdatei unter „Dokumente“ abgelegt. Nun speichern Sie mit dem Link „Herunterladen“ die Exportdatei auf Ihrem Rechner und laden sie von dort zu Kursnet hoch.
Beim Upload der XML-Datei ins KURSNET-Portal hoch achten Sie auf die im Redaktionshandbuch von KURSNET aufgeführten Einschränkungen.
(Link zum Redaktionshandbuch:
http://kursnet-finden.arbeitsagentur.de/kurs/portal/bildungsanbieter.do)

Löschen bereits hochgeladener Veranstaltungen bei KURSNET

Durch das Hochladen der XML-Datei zu KURSNET werden alle bisherigen Veranstaltungen gelöscht. Es werden nur die im Upload enthaltenen Veranstaltungen publiziert.

TIPP:
Da bei jedem neu übertragenen KURSNET-Katalog aus Ihrem cmxOrganize und einspielen in das Kursnet-Portal die bisherigen Bildungsangebote verworfen werden und neu - entsprechend der exportierten Datei aus cmx - erstellt wird, ist es gerade bei Bildungsangeboten mit hoher Fluktuation (gerade BAMF-geförderte Inhalte müssen wöchentlich neu übertragen werden) sinnvoll diese in einer extra Anbieterkennung auszulagern. Die bisherigen Bildungsangebote, die nicht häufiger zu ändern sind, bleiben somit von einem Upload der Integrationssprachkurse unberührt.

Exportvorgang (Bildungsportale)

1. Wählen Sie die Objektdetailseite der Veranstaltungen

2. Sollte Ihnen der nun angezeigte Report „alle Veranstaltungen in Durchführung“ nicht differenziert genug sein, wählen Sie danach einen speziell von Ihnen erstellten  Report oder wählen Sie einen von unserem Support vorgefertigten Report an (z. B. „Kursliste für meine-vhs.de“)

(Variante A: Export einzelner Veranstaltungen)
3.A Wählen Sie aus dem Report einzelne Veranstaltungen aus, die exportiert werden sollen.
4.A Klicken Sie auf den nun erscheinenden Link „Optionen“ > „Export“ > „Schnittstellen“ > [Schnittstellenname] > „alle exportieren“.

(Variante B: Export aller im Report aufgelisteten Veranstaltungen)
3.B Wählen Sie das erste Kästchen links oben im Report an
4.B Klicken Sie danach auf den Link „Optionen“ > „Export“ > „Schnittstellen“ > [Schnittstellenname] > „alle exportieren“.

5. Evtl. wird Ihnen ein Hinweisfeld angezeigt, das auf nicht exportierte Veranstaltungen hinweist. Dies ist notwendig, da nur ein Kurs vom Portalanbieter publiziert werden kann, wenn der Kurs keine Lücken aufweist (z. B. kein Veranstaltungsort, ...)

6. Nach Wegklicken des Hinweisfeldes wird ein neuer Tab geöffnet, in dem Sie die Exportdatei wiederfinden. (Sollten Sie dies zum ersten Mal in Ihrem Browser ausführen, wird ein Hinweis des Popupblockers Ihres Browsers ausgegeben. Erlauben Sie cmxOrganize Popups zu öffnen und führen diesen Punkt noch einmal aus.)

In der oberen Darstellung sehen Sie Exportdatei die in einem neuen Tab angezeigt wird. (Beachten Sie den Popupblocker)

Microsoft-Formatierungen aus Texten entfernen

Um Wordformatierungen aus Ihren Texten (Kurstexten, ...) zu entfernen, gehen Sie nach folgender Anleitung vor:

1. Gehen Sie auf die „Startseite“ und wählen Sie in den Objektdetailseiten „Texte“ aus.
2. Verwenden Sie nun den Report „Texte mit Microsoft-Formatierungen“.
(ggf. muss der entsprechende Report mittels „Reports verwalten“ zur oberen Navigation hinzugefügt werden)
=> Es werden nun alle Texte angezeigt, die Microsoft-Formatierungen beinhalten.
3. Klicken Sie in den entsprechenden Text hinein.

4. Drücken Sie danach das Radiergummi-Symbol in der erscheinenden Toolbox des Editors.
5. Sichtprüfung, ob Formatierungen ungewollt entfernt wurden und ggf. neu hinzufügen dieser.
6. Speichern Sie danach den Text (auch wenn das Speichern-Symbol ausgegraut ist) und bearbeiten den nächsten im Report erscheinenden Text.